שאלות חשובות לפני שבוחרים חלל עבודה משרדי

בחירת מיקום המשרד שלכם יכולה להיות מאתגרת מאוד כי להחלטה שלכם יהיו השלכות רבות על העסק שלכם. בחירה שגויה עלולה לעלות לכם ביוקר – אובדן לקוחות ועובדים זהו רק קצה קרחון. עליכם לבסס את הבחירות שלכם בעסק בכלל ואת בחירת מיקום המשרד בפרט, בהתאם לצרכיי החברה בעתיד ולא רק על בסיס המצב הנוכחי של החברה.

רוב המשכירים מעדיפים לייצר תנאי השכרה של שלושה עד שנים עשר חודשים, אי לכך ובהתאם, כדאי ליזמים לשקול את כל השאלות הללו לפני שהם חותמים בתחתית העמוד.

האם החלל מאפשר לחברה שלי להתרחב?

כל חברה צריכה לקחת בחשבון לא רק את הצרכים הנוכחיים אלא גם את הצמיחה הפוטנציאלית ואת הגורמים האחרים שיכולים לשנות את דרישות חלל העבודה במשך תקופת השכירות. אם אתם לא יכולים להרשות לעצמכם חלל נוסף שייתן לכם מענה להתרחבות, נסו לכל הפחות להתמקח לטובת תקופת שכירות קצרה יותר או לשנות את השפה של חוזה השכירות כך שתינתן לכם זכות ראשונים על כל מקום הצמוד אליכם כאשר יתפנה.

האם זהו המיקום המדויק עבור אנשי המפתח שלי?

כל חברה חייבת לקחת בחשבון איפה העובדים החשובים ביותר שלה גרים והאם המיקום נוח עבורם. נסיעה יומיומית לעבודה שגוזלת משאבים רבים כמו זמן כסף ואנרגיה, עלולה לדחוף אותם לחפש מקום עבודה נוח יותר. כששוקלים מעבר למקום חדש שווה לתת לעובדים החשובים שלכם להביע את דעתם כדי שלא תסתכנו בלאבד אותם. כך תרוויחו שתי ציפורים: מחד, עזרה בהחלטה החשובה הזו, ומאידך, מתן הרגשת שייכות לעובדיכם שירגישו חשובים ומשמעותיים עבורכם ועבור החברה.

האם המיקום נוח עבור הלקוחות?

אתם רוצים שהמשרד שלכם יהיה נגיש גם ללקוחות שכן מחירי התחבורה והדלק ממשיכים לעלות, וסביר להניח שאנשים לא יהיו מוכנים לנסוע רחוק כדי להיפגש אתכם בקביעות. אם אתם שוקלים לעזוב מיקום מרכזי בתוך העיר או באזור תעשייה שוקק לטובת מיקום זול יותר בפרברים, חישבו האם העלויות הנמוכות יותר יפצו על אובדן לקוחות אפשרי. גם בתקופה של שיחות וידאו וסקייפ, ראוי שהאפשרות להיפגש פנים מול פנים תהיה זמינה ודינאמית.

האם המשרד הזה משדר את המסר הנכון עבורכם?

תחשבו על המסר שאתם רוצים להעביר כאשר אתם בוחרים את המיקום שלכם. חלל המשרדים שלכם הוא הרבה מעבר לאוסף של ריהוט וציוד מחשוב. בראש ובראשונה, הוא מהווה סמל סטטוס שייצג תשובות לשאלות שכל לקוח שיכנס במפתן דלתכם יסתקרן לגביהן. השאלה הראשונה היא תמיד זהה: כמה כסף העסק הזה מגלגל? ישנן חברות שמוציאות כסף על חלל ראוותני שהן נהנות להתהדר בו. הן מזמינות בשמחה את הלקוחות להתארח במשרד ואילו אלה, עלולים לתהות שמא הם משלמים לחברה יותר מדי שהרי הכסף מושקע בעיצוב או בקירות. מצד שני, אם אתם לא מוציאים מספיק כסף, אנשים עשויים לתהות אודות הבריאות הפיננסית של החברה שלכם. איזון הוא שם המשחק כאן.

האם יש עלויות נסתרות שאנחנו לא לוקחים בחשבון?

חישבו על כלל מרכיבי העלות של החלל: שכר הדירה, שירותים כלליים, עלויות בנייה ושיפוץ, עלויות מעבר ועלויות אחרות שאולי לא ברורות מאליהן.

מה מצב החניה?

חשוב לקחת בחשבון את כמות החניה הזמינה במיקום שמוצע לכם ואת העלות הפוטנציאלית בתחום זה לעובדים שלכם וללקוחותיכם. במידה ומצב החניה הוא צפוף למדי, האם יש מקום בו העובדים יכולים לחנות כדי שהלקוחות יקבלו את מקומות החניה הטובים יותר? מיקוח על תעריפים מיוחדים לעובדים וכיסוי כרטיסי החניה של הלקוחות שלכם הם רעיונות טובים אך בל נשכח את שקלולם בתקציב. אם קשה או יקר לעובדים וללקוחות שלכם למצוא חניה – אולי הם לא יישארו לקוחות ועובדים שלכם לאורך זמן.

האם כדאי לשקול לחלוק משרד?

חלוקת חלל עם חברה אחרת חוסכת כסף לא רק עבור ההשכרה אלא גם על אזורים משותפים נוספים כמו מטבח ושירותים. המצב האידיאלי יהיה לחלוק משרד עם עסק המציע שירותים משלימים לשלכם, לדוגמא משרד יחסי ציבור עם משרד עיצוב אתרים. ראוי שייכתב הסכם פורמלי בין הדיירים, אפילו הסכם דינאמי המתעדכן חודש בחודשו, במידת הצורך. אם החלל המדובר מתאים לצרכיכם, ודאו שהשכירות עליו לא מסתיימת בזמן הקרוב.

מה אם אנחנו מוכרים את החברה שלנו במהלך תקופת השכירות?

אם אתם שואפים למכור את החברה שלכם, ודאו שחוזה השכירות ברור בכל הנוגע לאחריות של הבעלים. חוזי שכירות רבים קושרים את החברה המקורית והבעלים שלה בקשור עתידי של חבות כלפי הנכס במקרה והשוכר החדש לא יעמוד בדרישות. אין שום דבר נחמד בלמכור את החברה שלך ולגלות שנתיים לאחר מכן שהקונה לא שילם את תשלומי השכירות וכעת בעל הבית בא לדרוש מכם את שכר הדירה שלא שולם.

כמה בטוח חוזה השכירות ותעריפיו?

הדבר האחרון שאתם רוצים זה להתמקם בחלל ולגלות ביום בהיר אחד לקראת סיום תקופת השכירות שלכם, שבעל הבית בכלל מתכנן להשכיר את החלל למישהו אחר. הפתעה אחרת עלולה להיות העלאה של שכר הדירה באופן אסטרונומי ובפתאומיות. כדאי לנהל משא ומתן בשפה של החוזה הראשוני כדי למקסם את האפשרות לאופציה לחידוש החוזה. זכרו שאנשים אוהבים לדבר בשפה שהם מכירים. אף על פי שנהוג לנהל משא ומתן על תעריפי השכירות במועד חידוש החוזה, כדאי להגביל מראש כבר בחוזה המקורי כל עלייה שעתידה להגיע בלא יותר מחמישה אחוזים. ענף הנדל"ן נמצא בתנופה באזורים רבים, מה שאומר שתעריפי השכירות עולים. אם אתם יכולים לשלוט במקצב העלייה הרי זה רק לטובתכם.

החלטתם לשכור חלל עבודה?!

חשוב שתקראו כתבה זו.  10 טיפים שיעזרו לכם למצוא את המקום הנכון ולבצע את העסקה הטובה ביותר

רונית מורגנשטרן

מספר מתחמי חללי העבודה בישראל גדל בקצב מהיר, כי היתרונות שלהם לעסקים קטנים בעיקר, הפך אותם למבוקשים מאוד. ההערכה היא שהיום יש כ-280 מתחמים כאלה לעומת כ-150 לפני שנה וכ-80 לפני שנתיים.

מתחמי חללי העבודה משכו בהתחלה בעיקר חברות קטנות, סטארט אפים ובעלי מקצועות חופשיים, שהמתחמים נתנו להם פתרון של משרד בסגנון "הכול כלול", בלי לדאוג לשכירת משרד, חניה, שירותי ניקיון, תשלום ארנונה ואיבזור מלא, כולל חדר ישיבות חכם. בשנתיים האחרונות גילו גם הפרילנסרים את יתרונות חללי העבודה והם הופכים להיות חלק משמעותי בהם. גם חברות גדולות גילו את מתחמי חללי עבודה והן שוכרות בהם חדרים, חלקן לתקופות מוגבלות כשיש גיוס עובדים מוגבר לפרויקט, אך לא רק.

על היתרונות של חללי העבודה בעיקר לעסקים הקטנים כתבו רבות; אבל גם בין מתחמי חללי העבודה יש הבדלים, ולא כול מתחם חלל עבודה מתאים לכם אישית. פחות כתבו על מה אתם השוכרים צריכים לבדוק לפני שאתם בוחרים מתחם חלל עבודה בו אתם עומדים לבלות שעות ארוכות מדי יום במטרה להוציא פרודוקציה רווחית כמה שיותר תחת ידיכם. בכתבה זו ננסה לכוון אתכם לבחירה הנכונה בחלל העבודה באמצעות טיפים שכדאי לכם לקחת אותם בחשבון.

את הטיפים האלה אספנו משוכרים שונים וגם מהיזם משה פלדמן, שיש בבעלותו בראשון לציון שני מתחמי חלל עבודה תחת המותג Offix, אחד במזרח העיר והשני במערבה, והם נהנים מביקוש גבוה.  

להלן 10 טיפים לשוכר
(כולם חשובים, וסדר הופעתם מקרי לגמרי):

חניה

כמובן שהמצב הטוב ביותר הוא שתהיה לכם חניה חופשית צמודה למתחם. רצוי גם שתהיה חניה כזאת לאורחים שלכם. אם אין, תבדקו אם יש הסדרי חניה בסביבה בתשלום מופחת.

מיקום, נגישות ותחבורה 

אם חשוב לכם לא לבזבז זמן יקר בכבישים עמוסים, העדיפו מתחם שקרוב גיאוגרפית למקום מגוריכם. אם אין, בדקו את סדרי התחבורה הציבורית למקום – אולי תעדיפו להגיע לעבודה ברכבת, אוטובוס ולא ברכב הפרטי שלכם.

מבנה החללים

 בדקו האם החדרים אטומים/ שקופים? האם יש חלונות חיצוניים למתחם? לא כל כך נעים לבלות שעות ארוכות בחלל עבודה אטום.

גודל החלל שמוצע לכם

לבדוק האם גודל החלל שתשכרו תואם לכמות האנשים שצפויים להשתמש בו. לפעמים הצעה ל"חדר ל- 2 עובדים", מתבררת בפועל כחדרון שמתאים אולי לילד.

חדר ישיבות

אם אתם חברה שמקיימת דיונים, מארחת לקוחות/ספקים, קיומו של חדר ישיבות במתחם, אפילו קטן, הוא חיוני עבורכם. תבדקו שחדר הישיבות מצויד במכשור חדיש למצגות (חדר ישיבות חכם)  ושהוא מרוהט בנוחות לישיבות ארוכות, ויש בו מספיק מקום למספר המשתתפים הרצוי לכם..

היקף שימוש בחדר ישיבות

 עדיף לבקש מהבעלים מראש כמות קבועה (קרדיט) של שעות שימוש חודשית בחדר הישיבות. כמו כן, לבקש מראש מחיר קבוע לשימוש חורג במידה ועוברים את כמות השעות הפטורות עליהן הוסכם.

התחייבות בחוזה לפרק זמן השימוש

לבדוק נקודות יציאה גמישות במקרה הצורך. אין צורך לחתום על הסכמים ארוכי טווח. גם אם המחיר יעלה בסוף התקופה, זה שווה את הסיכון למקרה של צורך ביציאה מוקדמת הכרוכה בהפסד כספי.

הוצאות נוספות 

לפני שאתם חותמים על החוזה, תבררו היטב אם המחיר שאתם משלמים הוא סופי ואין "עזים "נוספות שמסתתרות במילים הקטנות.

שימוש במדפסת

 השימוש במדפסת ניתן ברוב המקרים חינם. ואולם, יש לבדוק אם יש הגבלה על מספר דפים לשימוש ואם יש תשלום (וכמה) על עודף שימוש.

נטוורקינג

 בכל מתחם מתנהלת פעילות חברתית ועסקית התורמת להפריית העסקים. רצוי לבדוק מה הפעילויות שנעשות במתחמים, והאם קיימים בו עסקים המשיקים ויכולים לתמוך ולעזור בפעילותכם.

בהצלחה