בעל משרד? תראה על מה אתה שורף כסף

בעל משרד? תראה על מה אתה שורף כסף

אחת ההתלבטויות הגדולות של בעלי עסקים שמחפשים בית עבור העסק שלהם היא באיזה חלל לבחור? השיקול אולי המשמעותי ביותר הוא בוודאי השיקול הכלכלי. אם כסף לא היה פקטור, כנראה שהייתם שוכרים משרד בקומה הכי גבוהה במגדל הכי נחשק באזור הכי טרנדי, אבל כסף הוא משאב מוגבל שכדאי לתעל בתבונה. רבים חושבים שהמעבר לחללי עבודה משותפים קורית משיקולים של שינוי סגנון עבודה וניסיון להתאים לזמן ולמקום אבל האמת היא ששיקול מרכזי בשינוי הזה הוא שיקול כלכלי. מחזיקים במשרד מסורתי? בואו תשמעו על מה הולך לכם הכסף וכיצד אפשר לחסוך אותו.

השכרה

זה לא סוד שמחירי הנדל"ן בארץ הם גבוהים. לשכור משרד באזור עסקים טוב זו הוצאה גבוהה מאד ובכל זאת ישנם בעלי עסקים שחושבים מחוץ לקופסא ומצליחים לחסוך עלויות. כיצד? ראשית, הם מפשיטים את הצרכים מהקליפות המוכרות שלהם. בעל עסק צריך להבין איזה בית בדיוק הוא מחפש לעסק שלו על ידי שאילת שאלות כמו: כמה עובדים יש לי כרגע שצריכים מקום עבודה קבוע? לכמה זמן המשרד הזה אמור להתאים? מתי ארצה לבצע שינוי שוב וכמה עובדים אני צפוי לגייס עד אז? איפה אני רוצה את המשרד שלי? האם אני רוצה לקחת על עצמי את הניהול הלוגיסטי של המשרד? ממש לשבת ולרשום את כל השאלות הרלוונטיות ולענות. הבעייתיות הכלכלית המגולמת במשרד מסורתי המורכב מתאים או חדרים הוא חוסר הגמישות לשינויים. נניח והעסק חווה צמיחה אדירה בתקופה מסוימת ומספר העובדים שאתם מגייסים גדל פי שלושה ארבעה או חמישה ביחס לתחזיות? אתם בבעיית מקום חמורה וכנראה שתאלצו לחוות מעבר שוב על כל ההוצאות שמשתמעות מכך. לעומת זאת, אם תלכו הפוך ותיקחו משרד שכרגע יש בו הרבה מקומות עבודה ריקים שמחכים להתמלא גם תשלמו הרבה יותר ממה שאתם צריכים בפועל וגם תחוו תחושת כישלון אדירה באם הדברים לא ילכו מתכונן והמקומות האלה ישארו ריקים. מילת המפתח במיוחד עבור עסקים שנמצאים בתהליך גדילה היא: גמישות. גמישות במבנה המשרד תביא לכם הקלה משמעותית בהוצאות.

עיצוב

פן נוסף וחשוב לא פחות הוא בנראות של המשרד. תחשבו על עצמכם כשאתם מגיעים למשרד של קולגה או מתחרה. ניתן ללמוד על העסק שאתם מבקרים מיד מרגע כניסתכם למשרד ואע"פ שלא כל כך נעים להודות את זה, כולנו שופטים לפי הנראות. אנחנו בוחנים את הספות, את עיצוב המשרדים, את מכונת הקפה, את המקוריות והחדשנות שאנחנו תופשים בעין ואפילו את הלבוש של העובדים. השיפוט הזה הוא טבעי ומהווה עבורנו כלי למידה אסטרטגי כדי להבין מי עומד מולנו. זו הסיבה שבעלי עסקים לוקחים מעצב ומשקיעים המון כסף בתכנון ויישום של חזות ייחודית ומעודכנת שבאה לידי ביטוי בצבעים בקירות, ריהוט שמתחבר לסגנון הכללי, תמונות, שולחנות, כיסאות ואפילו שירותים. ממש כמו במסעדה, גם במקום עבודה נראות של שירותים יכולה לספר סיפור שלם על אופי המקום. דרך טובה להימנע מהתעסקות בתכנון והקצבת תקציב לעיצוב היא כמובן לשכור שטח מעוצב ויפה שמי שתכנן אותו כבר עשה את העבודה הזאת בשבילכם. כאשר בוחרים בחלל עבודה משותף למשל, אין מקום לציפיות או אכזבות. מדובר בתוצר עיצובי מוגמר שאתם יכולים לבחור אם מתאים לכם או לא. כשאתם תכנסו לשם בפעם הראשונה, תדעו בדיוק מה יחווה המתחרה או הקולגה שלכם שיכנס למשרד שלכם בפעם הראשונה.

תחזוקה

עוד מטחנת כסף ידועה במשפחת הוצאות המשרד היא כמובן תחזוקת המשרד. אתם הקוראים לבטח יכולים לתת שלל דוגמאות של הוצאות צפויות לא צפויות הקשורות לתחזוקה שניפחו את התקציב באופן שלבטח לא חזיתם אותו בהתחלה. תחזוקת המשרד כוללת בתוכה קודם כל את נושא הניקיון: אתם יכולים לבחור האם לגייס עובדי ניקיון מהשוק בצורה פרטנית או לשכור חברת ניקיון. חברות ניקיון הן לא זולות בכלל ולכן אם החלטתם לגייס לבד יש קודם כל לקחת בחשבון את הזמן של מחלקת משאבי אנוש שיוקצה להשמה של עובדי הניקיון. זה כמובן מגלם בתוכו תקופת הסתגלות של העובד ובחינה משותפת של מידת ההתאמה. הסטטיסטיקה מדברת על כך שיעברו שבעה עובדים לפחות עד שיקרה הקליק. בזמן הזה אתם משלמים לעובד על חופשות חגים ימי מחלה וכל ההוצאות הנלוות. ומה לגבי מוצרי ניקוי? מכשירים? עובדי ניקיון מקצועיים לעיתים מביאים את אלה איתם אבל בהרבה מקרים גם לא. תחזוקת משרד כוללת גם דמי ניהול עבור אחזקת התשתיות בבניין. היא כוללת תיקונים של קלקולים בלתי צפויים הקשורים לשימושים שלכם והיד עוד נטויה. אם החלטתם ללכת על זה, אל תשכחו לקחת בחשבון את הזמן שייקח לכם לבצע סקרי שוק שבלעדיהם לא תעשו את הבחירות המושכלות ובוודאי לא תדעו למצוא את הספקים המשתלמים יותר. זכרו תמיד שהזמן שלכם שווה ערך לכסף.

הקטנות הגדולות

עוד סט של הוצאות שלעיתים נוטים להקל בו ראש הוא "הוצאות קטנות". טעות שגורה כבר במינוח כי אלה הרבה פעמים מתגלגלים להיות הוצאות שהן בכלל לא קטנות. הכוונה היא כמובן לאוכל ולשתייה במשרד, למוצרים נלווים כמו ניירות טואלט, כלים וסכו"ם, סבונים וכי"ב. אם החלטתם שאתם לא מממנים לעובדים שלכם את הארוחות חשוב במיוחד להביע את האכפתיות שלכם דרך הבחירות שאתם עושים למוצרי האוכל הקטנים שמלוים את העוד לאורך כל היום. כיום עובדים הם מאד ביקורתיים ואוחד הפרמטרים שדרכו הם בוחנים האם לעבוד אצל מעסיק מסוים או לא הוא "תנאים סוציאליים". איזה קפה יש במשרד? איזה חלב יש במשרד? האם יש גם חלב סויה? האם יש מגוון של תיונים? האם יש עוגיות לנשנש כשרעבים? שבקטגוריה הזו אנחנו מדברים על מוצרי מלאי שצריך לנהל ולדאוג לתחזוקתם באופן שוטף. הוצאות שמגיעות למאות ויכולות גם להגיע לאלפי שקלים בחודש בקלות. גם כאן שווה לחשוב האם אתם מעוניינים לקחת על עצמכם את התכנון הניהול וההוצאות, או שאולי עדיף לכם פשוט לשכור חלל בתוך חלל עבודה משותף ולתת לאחרים לדאוג לנושא הזה ולשאת בהוצאות הכרוכות.