שאלות חשובות לפני שבוחרים חלל עבודה משרדי
בחירת מיקום המשרד שלכם יכולה להיות מאתגרת מאוד כי להחלטה שלכם יהיו השלכות רבות על העסק שלכם. בחירה שגויה עלולה לעלות לכם ביוקר – אובדן לקוחות ועובדים זהו רק קצה קרחון. עליכם לבסס את הבחירות שלכם בעסק בכלל ואת בחירת מיקום המשרד בפרט, בהתאם לצרכיי החברה בעתיד ולא רק על בסיס המצב הנוכחי של החברה.
רוב המשכירים מעדיפים לייצר תנאי השכרה של שלושה עד שנים עשר חודשים, אי לכך ובהתאם, כדאי ליזמים לשקול את כל השאלות הללו לפני שהם חותמים בתחתית העמוד.
האם החלל מאפשר לחברה שלי להתרחב?
כל חברה צריכה לקחת בחשבון לא רק את הצרכים הנוכחיים אלא גם את הצמיחה הפוטנציאלית ואת הגורמים האחרים שיכולים לשנות את דרישות חלל העבודה במשך תקופת השכירות. אם אתם לא יכולים להרשות לעצמכם חלל נוסף שייתן לכם מענה להתרחבות, נסו לכל הפחות להתמקח לטובת תקופת שכירות קצרה יותר או לשנות את השפה של חוזה השכירות כך שתינתן לכם זכות ראשונים על כל מקום הצמוד אליכם כאשר יתפנה.
האם זהו המיקום המדויק עבור אנשי המפתח שלי?
כל חברה חייבת לקחת בחשבון איפה העובדים החשובים ביותר שלה גרים והאם המיקום נוח עבורם. נסיעה יומיומית לעבודה שגוזלת משאבים רבים כמו זמן כסף ואנרגיה, עלולה לדחוף אותם לחפש מקום עבודה נוח יותר. כששוקלים מעבר למקום חדש שווה לתת לעובדים החשובים שלכם להביע את דעתם כדי שלא תסתכנו בלאבד אותם. כך תרוויחו שתי ציפורים: מחד, עזרה בהחלטה החשובה הזו, ומאידך, מתן הרגשת שייכות לעובדיכם שירגישו חשובים ומשמעותיים עבורכם ועבור החברה.
האם המיקום נוח עבור הלקוחות?
אתם רוצים שהמשרד שלכם יהיה נגיש גם ללקוחות שכן מחירי התחבורה והדלק ממשיכים לעלות, וסביר להניח שאנשים לא יהיו מוכנים לנסוע רחוק כדי להיפגש אתכם בקביעות. אם אתם שוקלים לעזוב מיקום מרכזי בתוך העיר או באזור תעשייה שוקק לטובת מיקום זול יותר בפרברים, חישבו האם העלויות הנמוכות יותר יפצו על אובדן לקוחות אפשרי. גם בתקופה של שיחות וידאו וסקייפ, ראוי שהאפשרות להיפגש פנים מול פנים תהיה זמינה ודינאמית.
האם המשרד הזה משדר את המסר הנכון עבורכם?
תחשבו על המסר שאתם רוצים להעביר כאשר אתם בוחרים את המיקום שלכם. חלל המשרדים שלכם הוא הרבה מעבר לאוסף של ריהוט וציוד מחשוב. בראש ובראשונה, הוא מהווה סמל סטטוס שייצג תשובות לשאלות שכל לקוח שיכנס במפתן דלתכם יסתקרן לגביהן. השאלה הראשונה היא תמיד זהה: כמה כסף העסק הזה מגלגל? ישנן חברות שמוציאות כסף על חלל ראוותני שהן נהנות להתהדר בו. הן מזמינות בשמחה את הלקוחות להתארח במשרד ואילו אלה, עלולים לתהות שמא הם משלמים לחברה יותר מדי שהרי הכסף מושקע בעיצוב או בקירות. מצד שני, אם אתם לא מוציאים מספיק כסף, אנשים עשויים לתהות אודות הבריאות הפיננסית של החברה שלכם. איזון הוא שם המשחק כאן.
האם יש עלויות נסתרות שאנחנו לא לוקחים בחשבון?
חישבו על כלל מרכיבי העלות של החלל: שכר הדירה, שירותים כלליים, עלויות בנייה ושיפוץ, עלויות מעבר ועלויות אחרות שאולי לא ברורות מאליהן.
מה מצב החניה?
חשוב לקחת בחשבון את כמות החניה הזמינה במיקום שמוצע לכם ואת העלות הפוטנציאלית בתחום זה לעובדים שלכם וללקוחותיכם. במידה ומצב החניה הוא צפוף למדי, האם יש מקום בו העובדים יכולים לחנות כדי שהלקוחות יקבלו את מקומות החניה הטובים יותר? מיקוח על תעריפים מיוחדים לעובדים וכיסוי כרטיסי החניה של הלקוחות שלכם הם רעיונות טובים אך בל נשכח את שקלולם בתקציב. אם קשה או יקר לעובדים וללקוחות שלכם למצוא חניה – אולי הם לא יישארו לקוחות ועובדים שלכם לאורך זמן.
האם כדאי לשקול לחלוק משרד?
חלוקת חלל עם חברה אחרת חוסכת כסף לא רק עבור ההשכרה אלא גם על אזורים משותפים נוספים כמו מטבח ושירותים. המצב האידיאלי יהיה לחלוק משרד עם עסק המציע שירותים משלימים לשלכם, לדוגמא משרד יחסי ציבור עם משרד עיצוב אתרים. ראוי שייכתב הסכם פורמלי בין הדיירים, אפילו הסכם דינאמי המתעדכן חודש בחודשו, במידת הצורך. אם החלל המדובר מתאים לצרכיכם, ודאו שהשכירות עליו לא מסתיימת בזמן הקרוב.
מה אם אנחנו מוכרים את החברה שלנו במהלך תקופת השכירות?
אם אתם שואפים למכור את החברה שלכם, ודאו שחוזה השכירות ברור בכל הנוגע לאחריות של הבעלים. חוזי שכירות רבים קושרים את החברה המקורית והבעלים שלה בקשור עתידי של חבות כלפי הנכס במקרה והשוכר החדש לא יעמוד בדרישות. אין שום דבר נחמד בלמכור את החברה שלך ולגלות שנתיים לאחר מכן שהקונה לא שילם את תשלומי השכירות וכעת בעל הבית בא לדרוש מכם את שכר הדירה שלא שולם.
כמה בטוח חוזה השכירות ותעריפיו?
הדבר האחרון שאתם רוצים זה להתמקם בחלל ולגלות ביום בהיר אחד לקראת סיום תקופת השכירות שלכם, שבעל הבית בכלל מתכנן להשכיר את החלל למישהו אחר. הפתעה אחרת עלולה להיות העלאה של שכר הדירה באופן אסטרונומי ובפתאומיות. כדאי לנהל משא ומתן בשפה של החוזה הראשוני כדי למקסם את האפשרות לאופציה לחידוש החוזה. זכרו שאנשים אוהבים לדבר בשפה שהם מכירים. אף על פי שנהוג לנהל משא ומתן על תעריפי השכירות במועד חידוש החוזה, כדאי להגביל מראש כבר בחוזה המקורי כל עלייה שעתידה להגיע בלא יותר מחמישה אחוזים. ענף הנדל"ן נמצא בתנופה באזורים רבים, מה שאומר שתעריפי השכירות עולים. אם אתם יכולים לשלוט במקצב העלייה הרי זה רק לטובתכם.
