השכרת משרד למוקד טלפוני
למה להקים מוקד טלפוני במשרד מושכר?
יתרונות מרכזיים
הקמת מוקד טלפוני במשרד מושכר מאפשרת גמישות תפעולית וכלכלית. 27.10.2024 במקום להשקיע הון רב ברכישת נכס, ניתן להתחיל במהירות ולהתאים את גודל המשרד לצרכים המשתנים של העסק. כמו כן, משרדים להשכרה מגיעים לרוב עם תשתיות מוכנות ושירותים נלווים.
חיסכון בעלויות הקמה
שכירת משרד מוכן למוקד טלפוני חוסכת עלויות משמעותיות בהקמת תשתיות תקשורת, חשמל ומיזוג. המשרד כבר מצויד בתשתיות הבסיסיות הנדרשות להפעלת מוקד.
מה חשוב לבדוק לפני השכירות?
תשתיות תקשורת
חיבור אינטרנט מהיר ויציב הוא קריטי למוקד טלפוני. יש לוודא שהבניין מחובר לתשתית סיבים אופטיים ושיש אפשרות להתקין קווי תקשורת נוספים. חשוב גם לבדוק את איכות הקליטה הסלולרית במקום.
תכנון החלל
המשרד צריך להיות מתוכנן כך שיאפשר הצבת עמדות נציגים באופן יעיל. יש לקחת בחשבון מרחב לעמדת מנהל משמרת, פינת מנוחה לעובדים, וחדר ישיבות קטן להדרכות.
שיקולים בבחירת המיקום
נגישות לעובדים
מיקום נגיש לתחבורה ציבורית חשוב לגיוס ושימור עובדים. כדאי לבחור אזור מרכזי שקל להגיע אליו, עם אפשרויות חניה זמינות.
סביבת העבודה
חשוב לבחור מיקום באזור שקט יחסית, הרחק ממקורות רעש שעלולים להפריע לשיחות הטלפון. בנוסף, קרבה למסעדות ושירותים נוספים תורמת לרווחת העובדים.
התאמת השכרת המשרד למוקד טלפוני
אקוסטיקה
טיפול אקוסטי נכון הוא קריטי למוקד טלפוני. יש לבדוק אפשרות להתקין תקרה אקוסטית, מחיצות בין עמדות, ושטיחים לספיגת רעשים.
מערכות מיזוג וחשמל
מערכת מיזוג חזקה ויעילה חיונית לעבודה רציפה של המוקד. יש לוודא שתשתית החשמל מתאימה להפעלת מחשבים ומערכות תקשורת בכל העמדות.
היבטים כלכליים
עלויות שוטפות
מעבר לשכר הדירה, יש לקחת בחשבון הוצאות כמו:
– ארנונה ומים
– חשמל ומיזוג
– תחזוקה שוטפת
– ניקיון
– אבטחה
– ביטוח
אצלנו משרדים אופיקס ראשון לציון תוכלו למצוא משרדים במגוון רחב של גדלים שהכל כלול מים חשמל ארנונה רק לבוא עם מחשב תקבלו גם כיסא ושולחן.
חוזה השכירות
חשוב לבדוק את תנאי החוזה ביסודיות, כולל:
משך תקופת השכירות
אפשרויות להארכה
תנאי יציאה מוקדמת
אחריות על תיקונים ותחזוקה
מגבלות על שעות פעילות
ציוד ותשתיות נדרשות
ריהוט ועמדות עבודה
שולחנות ארגונומיים
כיסאות נוחים מתכווננים
מחיצות בין עמדות
ארונות אחסון
לוחות מודעות
תשתיות טכנולוגיות
– מרכזיית טלפונים
– מערכת הקלטת שיחות
– שרתים ומחשבים
– מסכי ניטור ביצועים
– מערכת גיבוי חשמל
היערכות לצמיחה
תכנון מודולרי
כדאי לתכנן את המשרד כך שיאפשר הוספת עמדות בקלות. חשוב להשאיר מרחב לצמיחה ולוודא שהתשתיות יכולות לתמוך בהרחבה.
גמישות בחוזה
רצוי לכלול בחוזה אופציה להרחבת השטח המושכר או מעבר למשרד גדול יותר באותו בניין במידת הצורך.
הקמת מוקד טלפוני במשרד מושכר דורשת תכנון מדוקדק והתחשבות במגוון רחב של גורמים. עם זאת, כאשר מתבצעת בחירה נכונה של המיקום והמשרד, זוהי דרך יעילה ומהירה להתחיל בפעילות או להרחיב פעילות קיימת.
אבטחה ובטיחות
מערכות אבטחה
חשוב להתקין מערכת אבטחה מקיפה הכוללת מצלמות, בקרת כניסה ומערכת אזעקה. במוקדים המטפלים במידע רגיש, יש לוודא אבטחת מידע ברמה גבוהה.
בטיחות עובדים
יש לדאוג לתנאי בטיחות מתאימים כולל יציאות חירום, מערכת גילוי אש וציוד כיבוי. חשוב גם להכין נהלי חירום ולבצע תרגולים תקופתיים.
אבטחת מידע
במוקדים המטפלים במידע רגיש, יש להקפיד על אמצעי אבטחת מידע כמו הרשאות גישה, הצפנת מידע ומערכות ניטור.