משרד מסורתי לעומת חלל עבודה משותף

דילמה בעולם השכרת המשרדים – משרד מסורתי לעומת חלל עבודה משותף – הכנו לכם סקירה והשוואה

בשנים האחרונות אנחנו עדים לעולם שהולך ומשתנה לנגד עינינו. מגמות של קהילתיות, שיתופיות, שקיפות, שקודם לכן היו רלוונטיות לעולמנו כאנשים פרטיים, הולכות וחולשות גם לעולם העסקים. הדבר הזה משתקף באופן העסקה של עובדים, בגיוון הצוותים שכיום יכולים להיות מורכבים מעובדים במקומות שונים בעולם, מדרישות של עובד כלפי מעסיק שמשתנות ולהפך, ובאופן טבעי גם בשוק הנדל"ן.

התפתחות חללי עבודה משותפים

חללי עבודה משותפים, או בשמם הבינלאומי: האבים, פופולריים בארה"ב כבר הרבה שנים והחלו להסתמן ככאלה גם בארץ בשנים האחרונות. הם מגלמים בתוכם את כל הערכים של העולם החדש שהוזכרו קודם לכן: קהילתיות – כולם יושבים ביחד משתפים ומשתתפים, אין יותר ריחוק וסגירות. שקיפות – כל אחד רואה מה האחר עושה וה"קישקע" של העבודה חשוף ופתוח לטוב ולרע. אף אחד כבר לא מתבייש ולא מרגיש צורך להסתיר. שיתופיות – אחד עוזר לשנייה, אפשר להתייעץ ולקבל רעיונות גם אם אנחנו לא עובדים באותה מחלקה, דבר שהיה הרבה פחות מקובל פעם בעולם צר יותר שבו כל אחד רואה רק את המקטע שלו. חשיבה ביחד נחשבת לדבר מפרה וחיובי שרק מעלה את האיכות והיצירתיות של התוצרים.

הפרילנסרים מתעוררים

גורם נוסף שהיווה איתות משמעותי לצורך בחללי עבודה משותפים הוא גדילת שוק הפרילנס. בעולם שבו כל הכלים הטכנולוגיים הנדרשים לניהול חברה זמינים אונליין, כבר לא חייבים להגיע למשרד. אפשר לעבוד מהבית, מהחופשה, או מבית קפה. אלא שכאשר קבוצה גדלה ומתחזקת, היא מפסיקה להתפשר ומתחילה להשמיע את קולה ואת צרכיה. הפרילנסרים החלו לאותת על הרעש שמפריע להם בישיבה במקום חיצוני עם תחלופה גבוהה, מה גם שזה נהיה לא לעניין להזמין אוכל או שתייה סתם כדי להצדיק את הישיבה בחלל כמו בית קפה או מסעדה. בקיצור, האותות נשלחו ליקום והיה מי ששמע.

חללי עבודה משותפים עולים על מפת העסקים הישראלית

הגורמים שיצרו את המומנטום של חללי העבודה המשותפים לא נעוצים אך ורק בשינויים הקונספטאליים שמתרחשים בעולם אלא גם בתנודות שוק הנדל"ן שמתרחשות כאן בארץ.

לאור המחאות הגדולות ביחס ליוקר שוק הנדל"ן, מתחילה המדינה בשנתיים האחרונות להטיל סנקציות על המשכירים ומהר מאד שיעור התשואה של השכרת המשרדים מתחיל לרדת. אם תחברו את זה לשינויים שכבר הזכרנו שקורים בעולם ולמזג השוכרים שהולך ונהייה ביקורתי יותר, כך גם יורד הביקוש למשרדים גדולים באזורי תעשייה ומגדלים. אותה קהילתיות שמסתמנת בכל חלקה טובה במציאות שלנו ניכרת גם בקבוצות פרילנסרים שמתאגדות ביחד ומתחילות לעבוד מבתים ואפילו מפארקים. חללי עבודה משותפים, כאלה שיש בהם הגמישות והחופש שהכרחיים לפרילנסרים שעובדים על פרויקטים קצרי טווח וללא התחייבות, נהיים צורך מגמתי שרק מתבקש שהשוק יוליד מענה עבורו.

חללי עבודה משותפים לעומת משרדים מסורתיים

כדי לתת מענה שהוא באמת הולם ואטרקטיבי, צריך להבין את אופי השוק שרווח קודם לכן.

בתור חברה צעירה, היה נהוג לקחת משרד תוך חשיבה קדימה; כזה שלא מתאים בול למצבת העובדים הנוכחית, אלא מתוכנן כבר לשלבי הגדילה הבאים. זה יצר מצב שבו החברה נאלצת לשלם על שטח גדול יותר ממה שהיא צריכה בפועל. בנוסף, להשכרת משרדים תמיד נלוות הוצאות שוטפות לא נמוכות בכלל שכוללות את ניקיון המשרד, את אבזור המקרר והמטבח, את דמי הניהול הלא זולים בכלל, וזה עוד לפני שדיברנו על הוצאות חשמל, ארנונה, מים, ביטוח, אינטרנט, שיפוץ ועיצוב. הבשורה החדשה של חללי העבודה משותפים נותנת מענה בר זמננו לנושא השכרת המשרד. בלי להתעסק, בלי לשבור את הראש ובלי להתחייב. אני בא מתי שאני רוצה והולך מתי שאני רוצה, הן באם מדובר בשעות פעילות המשרד והן בכל הנוגע לתקופות חוזה ארוכות שלא תמיד תואמות  את קצב ההתפתחות שאנו חוזים בו כיום בהרבה ענפים יזמים רבים חולקים את האנקדוטה המייחסת לקצב הגדילה במאה ה 21 "ספירה בחיי כלב". לשמחתנו, לעתים קרובות כך הוא הדבר; שנה בעולם העסקים של היום יכולה להרגיש כמו עשר שנים בעולם העסקים של המאה ה20.

חללי עבודה משותפים נותנים פתרון מודולרי בהתאמה אישית שעובד בדיוק באותו אופן שהיינו רוצים לקבל את המנוי שלנו לחדר הכושר או לספק האינטרנט: אני לוקח בדיוק את הגודל שמתאים לי, לפרק הזמן שמתאים לי, המחיר כולל את כל הצרכים שלי, ואני בא והולך בדיוק מתי שמתחשק לי.

חללי עבודה משותפים מושתתים על אלמנטים של דיוק, חופש מלא, סטנדרטים גבוהים ומענה עוטף לשוכר. החלק המעניין הוא שהמחיר למעשה יורד משמעותית כאשר אנחנו משווים את מחיר השכרת המשרד בחלל עבודה משותף, לעומת מחירי ההשכרה של משרדים מסורתיים.

מגזין "כלכליסט" ביצעו מחקר מעולה ואנחנו מביאים לכם כאן את הממצאים:

אע"פ שנראה כי הטרנד שהפך למגמה, הולם היטב את רוח התקופה וצרכיה, טבעי לגמרי שחלק מבעלי החברות יבחרו להמשיך בשיטת ההשכרה המסורתית. יכול להיות שחברה מסוימת נמצאת ברווחה כלכלית כזו שלא מחייבת צמצום בהוצאות ההשכרה, וייתכן גם שערכים של חברה פשוט לא תואמים את הערכים עליהם מושתת הרעיון של חללי עבודה משותפים. ישנם מקרים שממש מתבקש לבחור בחללי עבודה משותפים ואילו במקרים אחרים הבחירה כלל לא מובנת אליה. ראוי שכל מקרה ייבחן לגופו בהתאם לנסיבותיו וצרכיו הייחודיים.
בימים כאלו, בהם חלות תמורות משמעתיות בעולם העסקים וביחס ישר לכך, גם בעולם ההשכרה, צריך כל יזם, בעל חברה ומנהל, לעצור ולשאול את עצמו שאלות מפתח בנוגע לעמדתו ביחס לתמורות האלה ולגילומן בשטח. יכול להיות שהדבר הנכון הוא להתחדש ולעשות התאמות לרוח התקופה, ויכול להיות שלא. מה שבטוח הוא שכדאי לבחון את הנושא לעומקו ולתת עליו את הדעת, כי מי שלא נוקט עמדה – נשאר מאחור.

כעת החליטו אתם באמצעות הנתונים המלאים שסקרנו עבורכם, מהו הדבר הנכון ביותר בשבילכם.



תודה רבה למגזין "כלכליסט" על מחקר מעמיק ומענין.
לכתבה המלאה שלהם: https://bit.ly/2N6e6gF

תכניות אדריכליות של חללי עבודה משותפים מחליפות במהרה את חללי המשרדים המוכרים לנו כמו תאים משרדיים כבדים ומסועפים השייכים לשנים עברו. אף על פי שהוא נתפש כאופנתי מאד, חלל עבודה משותף לא מתאים לכל אחד. רגע לפני שאתם מארגנים מחדש את המשרד שלכם לכדי חלל פתוח וחברתי יותר, קחו בחשבון את היתרונות והחסרונות. מנינו אותם כאן עבורכם.

בואו נדבר על חללי עבודה משותפים

למרות הפופולריות ההולכת וגדלה שלהם, גם לחללי עבודה משותפים יש כמובן חסרונות. מחקרים מראים על ממצאים מנוגדים; חלק מדגישים את היתרונות וחלק את החסרונות. לא נותר לכם אלא לסקור אותם היטב ולהחליט בעצמכם. ללא עיכוב נוסף, בוא נראה מהם היתרונות:י

תקשורת טובה יותר בין עובדים

כשמשרד נטול מחסומים פיזיים, סביר יותר שהעובדים יתקשרו אחד עם השנייה ויעבדו כצוות. מטבע הדברים, תקשורת טובה יותר מגבירה יוזמות ומאמצים של שיתופי פעולה בין עובדים. העדר היררכיה בעיצוב המשרד יוביל להרגשה של העדר היררכיה גם בפן המקצועי. זוהי מציאות שבה כולם נגישים יותר. עיצוב כזה תורם להרגשה של שוויון וזו מסירה הרבה רגשות חוששים שהיררכיה רגילה מרבה להסב. אנשים פשוט יכירו אחד את השנייה יותר טוב, פשוטו כמשמעו.

חללי עבודה משותפים גם מצוינים עבור פרילנסרים שאחרת היו עובדים מהבית. השכרת מרחב עבודה בחלל כזה מעניקה לעצמאיים את האופציה לתקשר עם קולגות ומשתפי פעולה פוטנציאליים ונמדדת במחקרים כלוקיישן מספר אחת ליצירת קשרים מקצועיים בין עצמאיים. קשרים כאלה יכולים להיות מועילים לעסק של כל אחד מהם ומהר מאד עשויים להיות מתורגמים לעוד לקוחות לכל הצדדים. מלבד עניין זה, אינטראקציה עם בעלי מקצוע בתחומים חופפים ונושקים יש בה כדי לעורר יצירתיות, להתוודע לחידושים, לקבל תמיכה ובסופו של דבר לתרום ליצירת תחושת קהילה – הדבר העיקרי שבסוף מוציא את רובנו מהבית מלכתחילה.

יחס עלות מול תועלת

לחלל עבודה משותף יש יחס עלות – תועלת גבוה יותר מאשר לתאים משרדיים מסורתיים או למשרדים פרטיים. פשוט תחשבו על זה ככה: כמה אתם יכולים לחסוך כשאתם לא צריכים לקנות שולחנות עבודה אישיים גדולים, עיצוב ייחודי לכל משרד פרטי או קירות לתאים משרדיים.
הרבה עסקים קטנים מעדיפים להשכיר משרדים פרטיים מרוהטים במלואם בעיצוב של חללי עבודה משותפים בתוך בניינים הייעודיים לחללי עבודה. סוגים אלו של חללי עבודה כבר כוללים אינטרנט במהירות גבוהה, מכונות צילום בעלת פונקציות רבות, אזורים משותפים מעוצבים בעיצוב צעיר ונוח, כיבוד הכלול במחיר ושירותי ניקיון מקצועיים. מאחר ואופציה זו זולה יותר מאשר השכרת בניין שלם, קומה שלמה או משרד, זה יאפשר לכם להשקיע את הכסף נכון יותר בחברה שלכם שגדלה וברגע שתצטרכו, תמיד תוכלו להתרחב.

גמישות

בחירה של חלל עבודה משותף היא פחות מגבילה ומחייבת. אתם לא חייבים להתחייב לסידור הראשוני של איך שהדברים מעוצבים. חללי עבודה משותפים  מתוכננים כדי למקסם את הגמישות. סביר גם שתוכלו להכניס יותר עובדים לתוך אותו החלל המשותף. ככל שהמשרד גדל, תוכלו לארגן מחדש את הסידור בכל דרך שתמצאו לנכון, או פשוט לשנות מיקום של צוותים מסוימים. בסידור מסורתי, היה עליכם להרחיב את המשרד במצב כזה על ידי השכרת כמה קומות או בניינים.

עבור עובדים מרחוק או פרילנסרים, חללי עבודה משותפים לא דורשים מחויבות משום סוג. אתם יכולים פשוט להגיע וללכת מתי שנוח לכם בהתאם למנוי או סוג ההסדר שלכם. זוהי מידת הגמישות המרבית שקיימת בעולם השכרת המשרדים כיום.  

אסתטיקה טובה יותר

חלל עבודה משותף מתגאה בקווים נקיים ובאווירה אופנתית שלא תמצאו בחללים עמוסים בתאים משרדיים. למעשה, תאים משרדיים יכולים לגרום למשרד להרגיש קטן ודחוס יותר. הדעת השונות שהתקבלו במרוצת הזמן תמימות דעים באשר לכך שתאים משרדיים לא מוסיפים שום דבר לאווירה של המשרד ואפילו יכולים לפגום בחשיבה היצירתית ובקשרים האנושיים בין העובדים שהרי ברוב המקרים הם לא רואים זה את זו במצב ישיבה.

תחילת השימוש בתאים משרדיים בהיקף רחב היה בשנות השישים ולא הרבה השתנה מאז מבחינה ויזואלית. בעוד שהתאים מספקים פרטיות, אי אפשר להבדיל בין תא אחד למשנהו, מה שיכול לגרום לעובדים להרגיש כלואים וחד גוניים.

הבחירה בחלל עבודה משותף מותירה יותר מרווח לנשימה. וכמובן שלך ולחברי הצוות שלך יש יותר מקום ליצירתיות בנוגע לאופן שתבחרו לעצב את המשרד.

אין יותר מחסומים

אחת הסיבות המרכזיות שיותר ויותר עסקים בוחרים חלל עבודה משותף היא הסרת המחסומים בין העובדים לממונים. אין יותר משרדים שמנהלים מסתגרים בהם, מה שלעיתים קרובות הופך אותם לבלתי נגישים.

ללא מחסומים פיזיים, אפילו המייסד של חברת סטארט-אפ יכול לעבוד באותה רמה של העובד החדש ביותר שלו מבלי שאף אחד ירגיש כאילו הוא בדרג נמוך יותר. מאחר שכולם מרגישים חלק מהקבוצה, ישנה עלייה מיידית בחדשנות של העובדים ובתקשורת בין מחלקות. זהו סידור שמתאים יותר לרוח השיתופיות של התקופה בה אנו חיים.

אופנתיות

בעוד שחלל עבודה משותף התחיל כטרנד יצירתי, ההמשכיות המפתיעה שלו מדברת בעד עצמה. מאחר שכל כך הרבה חברות החליפו את החלל הקודם שעבדו בו בחלל עבודה משותף, עסקים שתקועים בעידן התאים המשרדיים עלולים לקבל רושם של חברה מיושנת יותר.

כשאתם נפגשים עם עמיתים בעלי עסקים, לקוחות וספקי ציוד בחלל העבודה המשותף שלכם, אתם מותירים עליהם רושם צעיר ועדכני. קיום פגישה במשרד מסורתי לפתע ירגיש מחניק ומיושן עבור כל מי שעובד בסביבה חדשנית כזו.

אנחנו לא אומרים שכדאי לכם להחליף לסידור של חלל עבודה משותף רק כי כולם כבר עושים את זה, אבל זה בהחלט יכול להיות מועיל לתדמית שלכם.

מה הם החסרונות של חלל עבודה משותף?

הסחות דעת

אחד החסרונות הגדולים ביותר של חלל עבודה משותף הוא מסיחי דעת. אתם תשמעו שיחות מרובות שמתרחשות מסביבכם לאורך כל היום, הן פנים מול פנים והן בטלפון. אולי אפילו תתחילו לשים לב להרגלים קטנים ומעצבנים של השותף שלכם לעבודה, שיכולים להסיט את תשומת לבכם מהעבודה.

אנחנו לא אומרים שתאים משרדיים מספקים סביבות עבודה ללא הסחות דעת. להיפך, הם יכולים להיות רועשים בדיוק באותה מידה, אך תאים משרדיים מספקים תחושה של פרטיות שעוזרת להתרכז.

עם סידור של חלל עבודה משותף, עובדים יצטרכו למצוא דרכים חדשניות יותר להתגבר על הרעש ולהישאר ממוקדים. הם גם יוכלו להפוך ליותר מתחשבים בזולת באופן טבעי, מה שכמובן יעזור לשמור על רמות הרעש באופן היעיל ביותר.

חוסר פרטיות

רוב האנשים שהם בעד תאים משרדים מסורתיים נוטים להתייחס בביטול לקונספט של חלל עבודה משותף כיוון שהוא לא מציע שום פרטיות. זה נכון שכשאתם עובדים בסמיכות לאנשים אחרים, אתם לא יכולים לעשות שיחת טלפון פרטית מבלי שמישהו ישמע במקרה את השיחה שלכם. בדיוק מהסיבה הזאת, חללי עבודה משותפים רבים מציעים תאי טלפון פרטיים במקום עצמו.

בעוד שחוסר פרטיות יכול להיתפש כדבר שלילי, יש לו גם את התועלות שלו. יש יותר סיכוי שהעובדים יישארו מרוכזים וישמרו את שיחות הטלפון והודעות הטקסט הלא רלוונטיות למינימום.

באופן טבעי, חוסר במחסומים פיזיים גם נותן לבוסים את היכולת לפקוח עין על העובדים. בעוד שזה ללא ספק יתרון עבור הבוס, זה יכול להיות חיסרון עבור העובד שמרגיש חרד שכל הזמן פוקחים עליו עין.

לחץ

לאור חוסר הפרטיות והסחות הדעת המוגברות, חללי עבודה משותפים יכולים להיות מלחיצים יותר עבור העובדים. למעשה, מחקרים הראו שחללי עבודה משותפים נוטים לגרום לאפליה על סמך גיל כיוון שעובדים מבוגרים עלולים להתמודד עם יותר חרדות, בעיות לב, ובעיות עיכול עקב הסביבה הלחוצה. כשזה קורה, הם מתפטרים. מעסיקים עלולים לפסוח על מועמדים מבוגרים יותר ולבחור במועמדים צעירים יותר בסביבה של חלל עבודה משותף.

מאחר שעובדים מרגישים שהם כל הזמן צריכים לתת את הרושם של פרודוקטיביות, הם מתחילים  להתאמץ יותר כדי לעבוד תוך ריבוי משימות, מה שלעיתים קרובות מוביל לתסכול וחוסר פרודוקטיביות. הנראות הפתוחה של גבו של העובד יכולה לגרום לבעיות נוירולוגיות כמו ורטיגו. זה יכול גם לגרום לעובד להרגיש פרנואיד שמישהו תמיד צופה בו מעבר לכתף.

חיידקים

ללא תאים משרדיים או קירות, עובד שמתגבר על צינון מוטה יותר להדביק את השותפים לעבודה הנמצאים בסביבתו. בתרחיש הגרוע ביותר, כל המשרד נדבק והפרודוקטיביות דועכת שכן רוב העובדים צריכים לקחת ימי מחלה.

בעוד שאינכם יכולים לעשות הרבה כדי להימנע מלהפיץ חיידקים בסביבה של חלל עבודה משותף, תוכלו להדגיש לעובדים את החשיבות של שטיפת ידיים, חיטוי שולחן העבודה, והשארות בבית כשהם חולים במקום להביא איתם את המחלה למשרד.

רעיונות לסידור חלל עבודה משותף

הקונספט של חלל עבודה משותף מעניק אפשרויות סידור אינסופיות. תוכלו לנצל את החלל היטב ללא שום קשר לגודלו, מה שיאפשר לכם למקסם את הפרודוקטיביות של העבודה.

קבוצות של שולחנות עבודה

נסו לקבץ כמה שולחנות ביחד כך שהעובדים יישבו פנים מול פנים אחד מול השנייה אך עדיין יש להם מקום ללכת מסביב לשולחנות. הסידור הזה אפקטיבי במיוחד עבור קבוצות או מחלקות, מאחר שכל קבוצה יכולה לתקשר בפתיחות אך עדיין להרגיש נפרדת מ"מחלקות" אחרות.

נראות גב פתוח מופחתת  

בהרבה סידורים של חלל עבודה משותף בוחרים להעמיד את שולחנות העבודה בשורה בצמוד לקיר או מול חלון כדי שיהיה לעובדים נוף יפה ואור טבעי. בעוד שזה יכול להיות סידור נחמד, כדאי לכם לנסות לצמצם את תופעת הגב החשוף לכל. במקום שהעובדים ישבו עם הפנים אל קיר או חלון, תנסו לסובב את שולחנות העבודה כך שהם פונים אחד אל השני ולתוך החדר.

חללים מגוונים

חלל עבודה משותף לא מחייב אחידות באופן העיצוב שלו. צרו מקבצי שולחנות ייחודיים וחללים פרטיים עבור צרכים שונים. תא טלפון אישי, לדוגמא, זו דרך מעולה להפחתת חרדות בחלל עבודה משותף. זה ייתן לעובדים הפסקה מהמונוטוניות השגרתית. הוספת ספות שהעובדים יכולים להשתמש בהן זו דרך מצוינת נוספת לעודד תנועה ברחבי החלל.

לאור היתרונות הרבים והאפשרויות המגוונות ליצירת חלל העבודה המשותף האידיאלי עבורכם, למה שלא תרכבו על גל ההצלחה של הטרנד המתמשך? טפחו יצירתיות ותחושת שייכות באמצעות המשרד המודרני.

בחירת מיקום המשרד שלכם יכולה להיות מאתגרת מאוד כי להחלטה שלכם יהיו השלכות רבות על העסק שלכם. בחירה שגויה עלולה לעלות לכם ביוקר – אובדן לקוחות ועובדים זהו רק קצה קרחון. עליכם לבסס את הבחירות שלכם בעסק בכלל ואת בחירת מיקום המשרד בפרט, בהתאם לצרכיי החברה בעתיד ולא רק על בסיס המצב הנוכחי של החברה.

רוב המשכירים מעדיפים לייצר תנאי השכרה של שלושה עד שנים עשר חודשים, אי לכך ובהתאם, כדאי ליזמים לשקול את כל השאלות הללו לפני שהם חותמים בתחתית העמוד.

האם החלל מאפשר לחברה שלי להתרחב?

כל חברה צריכה לקחת בחשבון לא רק את הצרכים הנוכחיים אלא גם את הצמיחה הפוטנציאלית ואת הגורמים האחרים שיכולים לשנות את דרישות חלל העבודה במשך תקופת השכירות. אם אתם לא יכולים להרשות לעצמכם חלל נוסף שייתן לכם מענה להתרחבות, נסו לכל הפחות להתמקח לטובת תקופת שכירות קצרה יותר או לשנות את השפה של חוזה השכירות כך שתינתן לכם זכות ראשונים על כל מקום הצמוד אליכם כאשר יתפנה.

האם זהו המיקום המדויק עבור אנשי המפתח שלי?

כל חברה חייבת לקחת בחשבון איפה העובדים החשובים ביותר שלה גרים והאם המיקום נוח עבורם. נסיעה יומיומית לעבודה שגוזלת משאבים רבים כמו זמן כסף ואנרגיה, עלולה לדחוף אותם לחפש מקום עבודה נוח יותר. כששוקלים מעבר למקום חדש שווה לתת לעובדים החשובים שלכם להביע את דעתם כדי שלא תסתכנו בלאבד אותם. כך תרוויחו שתי ציפורים: מחד, עזרה בהחלטה החשובה הזו, ומאידך, מתן הרגשת שייכות לעובדיכם שירגישו חשובים ומשמעותיים עבורכם ועבור החברה.

האם המיקום נוח עבור הלקוחות?

אתם רוצים שהמשרד שלכם יהיה נגיש גם ללקוחות שכן מחירי התחבורה והדלק ממשיכים לעלות, וסביר להניח שאנשים לא יהיו מוכנים לנסוע רחוק כדי להיפגש אתכם בקביעות. אם אתם שוקלים לעזוב מיקום מרכזי בתוך העיר או באזור תעשייה שוקק לטובת מיקום זול יותר בפרברים, חישבו האם העלויות הנמוכות יותר יפצו על אובדן לקוחות אפשרי. גם בתקופה של שיחות וידאו וסקייפ, ראוי שהאפשרות להיפגש פנים מול פנים תהיה זמינה ודינאמית.

האם המשרד הזה משדר את המסר הנכון עבורכם?

תחשבו על המסר שאתם רוצים להעביר כאשר אתם בוחרים את המיקום שלכם. חלל המשרדים שלכם הוא הרבה מעבר לאוסף של ריהוט וציוד מחשוב. בראש ובראשונה, הוא מהווה סמל סטטוס שייצג תשובות לשאלות שכל לקוח שיכנס במפתן דלתכם יסתקרן לגביהן. השאלה הראשונה היא תמיד זהה: כמה כסף העסק הזה מגלגל? ישנן חברות שמוציאות כסף על חלל ראוותני שהן נהנות להתהדר בו. הן מזמינות בשמחה את הלקוחות להתארח במשרד ואילו אלה, עלולים לתהות שמא הם משלמים לחברה יותר מדי שהרי הכסף מושקע בעיצוב או בקירות. מצד שני, אם אתם לא מוציאים מספיק כסף, אנשים עשויים לתהות אודות הבריאות הפיננסית של החברה שלכם. איזון הוא שם המשחק כאן.

האם יש עלויות נסתרות שאנחנו לא לוקחים בחשבון?

חישבו על כלל מרכיבי העלות של החלל: שכר הדירה, שירותים כלליים, עלויות בנייה ושיפוץ, עלויות מעבר ועלויות אחרות שאולי לא ברורות מאליהן.

מה מצב החניה?

חשוב לקחת בחשבון את כמות החניה הזמינה במיקום שמוצע לכם ואת העלות הפוטנציאלית בתחום זה לעובדים שלכם וללקוחותיכם. במידה ומצב החניה הוא צפוף למדי, האם יש מקום בו העובדים יכולים לחנות כדי שהלקוחות יקבלו את מקומות החניה הטובים יותר? מיקוח על תעריפים מיוחדים לעובדים וכיסוי כרטיסי החניה של הלקוחות שלכם הם רעיונות טובים אך בל נשכח את שקלולם בתקציב. אם קשה או יקר לעובדים וללקוחות שלכם למצוא חניה – אולי הם לא יישארו לקוחות ועובדים שלכם לאורך זמן.

האם כדאי לשקול לחלוק משרד?

חלוקת חלל עם חברה אחרת חוסכת כסף לא רק עבור ההשכרה אלא גם על אזורים משותפים נוספים כמו מטבח ושירותים. המצב האידיאלי יהיה לחלוק משרד עם עסק המציע שירותים משלימים לשלכם, לדוגמא משרד יחסי ציבור עם משרד עיצוב אתרים. ראוי שייכתב הסכם פורמלי בין הדיירים, אפילו הסכם דינאמי המתעדכן חודש בחודשו, במידת הצורך. אם החלל המדובר מתאים לצרכיכם, ודאו שהשכירות עליו לא מסתיימת בזמן הקרוב.

מה אם אנחנו מוכרים את החברה שלנו במהלך תקופת השכירות?

אם אתם שואפים למכור את החברה שלכם, ודאו שחוזה השכירות ברור בכל הנוגע לאחריות של הבעלים. חוזי שכירות רבים קושרים את החברה המקורית והבעלים שלה בקשור עתידי של חבות כלפי הנכס במקרה והשוכר החדש לא יעמוד בדרישות. אין שום דבר נחמד בלמכור את החברה שלך ולגלות שנתיים לאחר מכן שהקונה לא שילם את תשלומי השכירות וכעת בעל הבית בא לדרוש מכם את שכר הדירה שלא שולם.

כמה בטוח חוזה השכירות ותעריפיו?

הדבר האחרון שאתם רוצים זה להתמקם בחלל ולגלות ביום בהיר אחד לקראת סיום תקופת השכירות שלכם, שבעל הבית בכלל מתכנן להשכיר את החלל למישהו אחר. הפתעה אחרת עלולה להיות העלאה של שכר הדירה באופן אסטרונומי ובפתאומיות. כדאי לנהל משא ומתן בשפה של החוזה הראשוני כדי למקסם את האפשרות לאופציה לחידוש החוזה. זכרו שאנשים אוהבים לדבר בשפה שהם מכירים. אף על פי שנהוג לנהל משא ומתן על תעריפי השכירות במועד חידוש החוזה, כדאי להגביל מראש כבר בחוזה המקורי כל עלייה שעתידה להגיע בלא יותר מחמישה אחוזים. ענף הנדל"ן נמצא בתנופה באזורים רבים, מה שאומר שתעריפי השכירות עולים. אם אתם יכולים לשלוט במקצב העלייה הרי זה רק לטובתכם.

החלטתם לשכור חלל עבודה?!

חשוב שתקראו כתבה זו.  10 טיפים שיעזרו לכם למצוא את המקום הנכון ולבצע את העסקה הטובה ביותר

רונית מורגנשטרן

מספר מתחמי חללי העבודה בישראל גדל בקצב מהיר, כי היתרונות שלהם לעסקים קטנים בעיקר, הפך אותם למבוקשים מאוד. ההערכה היא שהיום יש כ-280 מתחמים כאלה לעומת כ-150 לפני שנה וכ-80 לפני שנתיים.

מתחמי חללי העבודה משכו בהתחלה בעיקר חברות קטנות, סטארט אפים ובעלי מקצועות חופשיים, שהמתחמים נתנו להם פתרון של משרד בסגנון "הכול כלול", בלי לדאוג לשכירת משרד, חניה, שירותי ניקיון, תשלום ארנונה ואיבזור מלא, כולל חדר ישיבות חכם. בשנתיים האחרונות גילו גם הפרילנסרים את יתרונות חללי העבודה והם הופכים להיות חלק משמעותי בהם. גם חברות גדולות גילו את מתחמי חללי עבודה והן שוכרות בהם חדרים, חלקן לתקופות מוגבלות כשיש גיוס עובדים מוגבר לפרויקט, אך לא רק.

על היתרונות של חללי העבודה בעיקר לעסקים הקטנים כתבו רבות; אבל גם בין מתחמי חללי העבודה יש הבדלים, ולא כול מתחם חלל עבודה מתאים לכם אישית. פחות כתבו על מה אתם השוכרים צריכים לבדוק לפני שאתם בוחרים מתחם חלל עבודה בו אתם עומדים לבלות שעות ארוכות מדי יום במטרה להוציא פרודוקציה רווחית כמה שיותר תחת ידיכם. בכתבה זו ננסה לכוון אתכם לבחירה הנכונה בחלל העבודה באמצעות טיפים שכדאי לכם לקחת אותם בחשבון.

את הטיפים האלה אספנו משוכרים שונים וגם מהיזם משה פלדמן, שיש בבעלותו בראשון לציון שני מתחמי חלל עבודה תחת המותג Offix, אחד במזרח העיר והשני במערבה, והם נהנים מביקוש גבוה.  

להלן 10 טיפים לשוכר
(כולם חשובים, וסדר הופעתם מקרי לגמרי):

חניה

כמובן שהמצב הטוב ביותר הוא שתהיה לכם חניה חופשית צמודה למתחם. רצוי גם שתהיה חניה כזאת לאורחים שלכם. אם אין, תבדקו אם יש הסדרי חניה בסביבה בתשלום מופחת.

מיקום, נגישות ותחבורה 

אם חשוב לכם לא לבזבז זמן יקר בכבישים עמוסים, העדיפו מתחם שקרוב גיאוגרפית למקום מגוריכם. אם אין, בדקו את סדרי התחבורה הציבורית למקום – אולי תעדיפו להגיע לעבודה ברכבת, אוטובוס ולא ברכב הפרטי שלכם.

מבנה החללים

 בדקו האם החדרים אטומים/ שקופים? האם יש חלונות חיצוניים למתחם? לא כל כך נעים לבלות שעות ארוכות בחלל עבודה אטום.

גודל החלל שמוצע לכם

לבדוק האם גודל החלל שתשכרו תואם לכמות האנשים שצפויים להשתמש בו. לפעמים הצעה ל"חדר ל- 2 עובדים", מתבררת בפועל כחדרון שמתאים אולי לילד.

חדר ישיבות

אם אתם חברה שמקיימת דיונים, מארחת לקוחות/ספקים, קיומו של חדר ישיבות במתחם, אפילו קטן, הוא חיוני עבורכם. תבדקו שחדר הישיבות מצויד במכשור חדיש למצגות (חדר ישיבות חכם)  ושהוא מרוהט בנוחות לישיבות ארוכות, ויש בו מספיק מקום למספר המשתתפים הרצוי לכם..

היקף שימוש בחדר ישיבות

 עדיף לבקש מהבעלים מראש כמות קבועה (קרדיט) של שעות שימוש חודשית בחדר הישיבות. כמו כן, לבקש מראש מחיר קבוע לשימוש חורג במידה ועוברים את כמות השעות הפטורות עליהן הוסכם.

התחייבות בחוזה לפרק זמן השימוש

לבדוק נקודות יציאה גמישות במקרה הצורך. אין צורך לחתום על הסכמים ארוכי טווח. גם אם המחיר יעלה בסוף התקופה, זה שווה את הסיכון למקרה של צורך ביציאה מוקדמת הכרוכה בהפסד כספי.

הוצאות נוספות 

לפני שאתם חותמים על החוזה, תבררו היטב אם המחיר שאתם משלמים הוא סופי ואין "עזים "נוספות שמסתתרות במילים הקטנות.

שימוש במדפסת

 השימוש במדפסת ניתן ברוב המקרים חינם. ואולם, יש לבדוק אם יש הגבלה על מספר דפים לשימוש ואם יש תשלום (וכמה) על עודף שימוש.

נטוורקינג

 בכל מתחם מתנהלת פעילות חברתית ועסקית התורמת להפריית העסקים. רצוי לבדוק מה הפעילויות שנעשות במתחמים, והאם קיימים בו עסקים המשיקים ויכולים לתמוך ולעזור בפעילותכם.

בהצלחה