מטרנד מעורר פליאה למגמה חובקת גלובוס

קצת על חללי עבודה משותפים בעולם

לאחר שהבנו מה הם חללי עבודה משותפים והתחלנו להסתגל לקונפסט, לשמוע מהסביבה על עוד ועוד מכרים מהמעגלים הקרובים והרחוקים שלנו שעוברים לעבוד בצורה כזאת ואולי אפילו שוקלים את הכיוון בעצמנו, חשבנו שיסקרן אתכם לשמוע לא רק על המצב בארץ אלא על השחקניות הגדולות בשוק העסקים בעולם. איזה מדינות כבר עמוק בפנים? אילו חברות עובדות בצורה כזאת ומה יש להן להגיד בנושא? או בקיצור כמו שאומרים החבר'ה הצעירים: מה הלו"ז?

מגמה עולמית בקנה מידה יוצא דופן

אתם אולי תופתעו לגלות שמדינות מסחר גדולות ומפותחות בעולם כמו דרום קוריאה, ארה"ב והונג קונג עובדות בצורה הזאת בהיקף רחב כבר חמש שנים. התופעה החלה לצמוח ב 2012-2013 ובתוך שנתיים-שלוש היקף הדרישה לחללי עבודה משותפים במדינות האלה ואחרות המקבילות להן צמח במאות אחוזים. ב2015-2016 הצטרפו למשחק עוד שחקניות גדולות, למשל מהמזרח הרחוק ביניהן: סין, מלזיה, טייוואן, הודו, תאילנד ועוד. ב2017 הצטרפו גם פקיסטן, אזרבייג'אן ואפילו מדינות כמו מונגוליה ונפאל.

ברור לגמרי שמדובר במגמה גלובאלית עצומה שאת מידת הפופולריות שלה בוודאי נצליח לאמוד באופן מדויק יותר רק מרטרוספקטיבה בעוד מספר שנים. תחשבו על אינסטגרם לפני חמש שנים: לרבים מאיתנו האפליקציה כבר הייתה מותקנת על הטלפון, אבל מי חשב שמחזורי המכירות הגדולים ביותר של החברות הגדולות ביותר משק יגיעו מאפליקציית התמונות ה"חביבה" הזאת שבאותה תקופה זוהתה בעיקר עם בני נוער? אלא שמגמת חללי העבודה המשותפים היא לא וירטואלית אלא פיזית לגמרי מה שמכניס אותה לליגה אחרת לגמרי משל עצמה.

דוגמא מצוינות להצלחה הגלובאלית הזאת היא המיזם של ליאן ביזלי. ליאן עבדה הרבה שנים בענף הפרסום בלונדון עד שלבסוף התפטרה והחליטה לעבור לאסיה. בהונג קונג היא הכירה את עולם השיווק הדיגיטלי ולענף הזה שמה פעמיה. היא עבדה עבור חברה אמריקאית מהונג קונג ומצאה את עצמה שוב ושוב משתרכת בין חללי עבודה משותפים בחיפוש אחר החלל המושלם עבורה. "היו כל כך הרבה ופשוט לא ידעתי במה לבחור". היא קיבלה המלצה מדויקת מחברה ובכך תמו חיפושיה אבל היה נראה לה מאד מוזר שהמקום הנפלא שנבחר על ידיה נטול כל נוכחות אינטרנטית ולכן אנשים במצבה לעולם לא יצליחו למצוא אותו. הדבר הזה הצית אצלה צורך. היא קראה לזה "כמו TripAdviser של חללי עבודה משותפים". ליאן הקימה את מנוע החיפוש CoWorker שמתהדר בסלוגן: Work Outside The Box (תעבוד מחוץ לקופסא). מנוע החיפוש חולש על פני מעל תשעת אלפים חללי עבודה שנפרשים על פני 158 מדינות בעולם. כך, פרילנסר מכל מקום בעולם שמבקש למצוא מקום עבודה נוח בסגנון שהוא מכיר ואוהב בכל מקום בעולם, לא צריך להתאמץ מעבר להקלדת העיר והמדינה בשורת החיפוש. הוא מקבל את כל הפרטים שהוא צריך מאנשים שמבינים את הצרכים שלו ובדקו את הנתונים נאמנה בשבילו. השנה גייסה ליאן מיליון דולר מחברת ההשקעות העולמית Angel Investor שמשקיעה בבריטניה, רוסיה, קנדה ובסטארט-אפים מליחים רבים בסיליקון ואלי בארה"ב.

השחקניות הגדולות ממליצות

בארצות הברית זיהו מזמן את המומנטום ולאחר שבשנים האחרונות היקף העבודה בחללי עבודה משותפים הלך וגדל, השנה הם כבר הגיעו למצב שסניף חברת Microsoft בניו-יורק למשל, מממן את המנויים בחללי העבודה המשותפים עבור כשליש מעובדיה. זאת לדבריהם מתוך הגדילה המשמעותית בתפוקה שהם רואים ששהיית עובדיהם בחללי עבודה משותפים מייצרת. באחד הראיונות שלו אמר מאט דונובן, שמנהל תחום מוצר, מדיה חברתית ושיווק בחברת מייקרוסופט, שמאז שהם העבירו את הצוותים שלהם לחללי עבודה משותפים – אחוז שביעות הרצון שלהם הן בנתון שמדבר על תפוקת העובדים והן בנתון שמדבר על שביעות רצון מחלל העבודה, עברו את התשעים .."מדובר במספר מאד יוצא דופן".. כך הוא אומר. הההיסטוריה מוכיחה שהוא צודק.

גם ג'ין נגויאן מהצוות של Pinterest מציינת עלייה בשביעות הרצון מאז החלו לעבוד בחללי עבודה משותפים. היא מדברת על הגמישות שמתאפשרת בעבודה בחללי עבודה משותפים, היכולת לעשות צעדים נועזים יותר בניסיון לחדור לשווקים שונים מתוך האלסטיות בהתרחבות או התכווצות בחלל העבודה במידת הצורך ומעל הכל, לדבריה, הרעיון של היכולת להתרחב בצורה מדויקת ובדיוק לפי הדרישה.

רוצים לקחת חלק במשחק של הגדולים? מוזמנים אלינו לפרטים נוספים.

לפני קצת יותר משנה וחצי היו בישראל כ-70 חללי עבודה משותפים בלבד. כיום, מנתוני האתר Spacing שמרכז מידע על כל חללי העבודה המשותפים בארץ, עולה כי פועלים לא פחות מ-217 מתחמים כאלה בישראל – עלייה של 210 אחוזים. לאור הנתונים הלא מעודדים על ריבית אפסית במשק וקיפאון בשוק הנדל"ן, עם ירידה של 1.2 אחוזים במדד מחירי הדירות בחצי הראשון של 2018, רבים נושאים את עיניהם דווקא לתחום הזה, שעל פי התחזיות צפוי להמשיך ולהתפתח מאוד בשנים הקרובות.

אז מהו הסוד של מתחמי העבודה המשותפים? למה כל כך הרבה אנשים בשנים האחרונות בוחרים שלא לשכור משרד משלהם, אלא לעבוד במתחמים שהופכים למעין קהילות של ממש – עם אופי, חיים וקצב משלהן?

"אם אדם רוצה לשכור משרד משלו, הוא צריך לדאוג גם לארנונה, ניקיון, ביטוח, דמי ניהול ועוד אלף ואחד מטרדים כאלה", מסביר משה פלדמן, מנכ"ל OFFIX המפעילה שני מתחמי עבודה משותפים בראשון לציון. "מנגד, כשאתה עובד בחלל עבודה משותף, מישהו אחר למעשה דואג לכל הדברים האלה בשבילך, ואתה יכול להתרכז אך ורק בפיתוח העסק שלך".

המתחמים המשותפים, כך הוא מסביר, הם האזור האידאלי לנטוורקינג שבסופו של דבר יקדם את העסק שלך. שם אתה עובד לצד רואי חשבון, עורכי דין, מקדמי אתרים, מתכנתים, גרפיקאים, סוכני ביטוח ועוד. הייעוץ וההפריה ההדדית ניתנים במתחמים אלו ללא תשלום – ויש לכך ערך עסקי רב.

בנוסף, במתחם עבודה משותף העובדים אמנם משלמים על המשרד שבו הם עובדים, אך מקבלים גם שירותים נוספים ללא תוספת תשלום, לרבות מטבח מאובזר, חדר ישיבות, אזורי עבודה משותפים ושירותי משרד. בחלק ממתחמי העבודה המשותפים יש גם פעילויות הווי והעשרה לכל העובדים ללא תוספת תשלום.

אפיק השקעה לא רק לבעלי הון

על אף הגידול המתמשך בדרישה לחללי עבודה משותפים, הקמה וניהול שלהם עדיין דורשים השקעת סכום כסף גבוה ביותר. לכן השקעה כזו נותרה עד היום בהישג ידם של בעלי אמצעים ולא של האזרח הפשוט. אולם כעת, פלדמן משיק שירות שיאפשר לאנשים נוספים ורבים לקחת חלק במהפכה הזאת – גם בהשקעה של סכומים נמוכים יחסית.

"בתקופה האחרונה התחלנו להציע אפשרות של רכישת משרדים בגדלים משתנים במתחמי העבודה המשותפים של Offix", הוא מספר. "זו בעצם נישה חדשה להשקעה, שמתאימה למשקיעים קטנים וגדולים ומאפשרת לשלם החל ממאה אלף שקלים על נכס נדל"ני מניב שרשום על שמך בטאבו".

ההצעה החדשה, כך מעיד פלדמן, מעוררת סקרנות רבה בשוק, בין היתר הודות לתשואה הגבוהה שלה אל מול שאר אפיקי ההשקעה. "התשואות הידועות במשק עומדות על בין שבעה לשמונה אחוזים. אצלנו הריביות עומדות על בין עשרה ל-13 אחוזים. נכס שיושכר ב-95 אלף לדוגמה, יניב הכנסה חודשית של אלף שקלים בחודש ויחזיר את ההשקעה ככל הנראה תוך שבע שנים בלבד".

לדבריו, לאור הביקוש הגבוה לעבודה בחללים משותפים, נכסים אלו נהנים מסיכויי השכרה גבוהים. בנוסף, כשרוכשים את המשרד הוא כבר מעוצב ומאובזר ברמת גימור גבוהה – לכן אין צורך להשקיע סכום נוסף בשיפוצו. בעלי המשרדים ישלמו דמי ניהול קבועים ובתמורה ייהנו מחברת ניהול שתשלם בעבורם את החשבונות, תעשה עבודות אחזקה שוטפות ותספק גם שירותים משרדיים בתעריפים ידועים מראש.

כיום מציע פלדמן משרדים בגדלים משתנים שמתאימים לאדם אחד עד ארבעה. המתחם כולל כאמור לא רק את המשרד, אלא גם שירותים נוספים כמו חדר ישיבות, מטבח, טרקלין עסקים, אינטרנט מהיר וחנייה בחינם. בעלי המשרדים יכולים גם להיעזר בשירות ניהול לנכס, הכולל מציאת דיירים, גביית כספים וליווי צמוד.

עם זאת, לא הכול ורוד למשקיעים. חשוב לציין כי כשרוכשים משרד במתחם משותף, יש לשלם דמי ניהול ואחזקה גם כשאף אחד לא משתמש בו, כמו לדוגמה בטיסות לחו"ל. עם זאת, גם אם המשרד לא יהיה בשימוש לתקופה קצרה, ההשקעה עדיין נחשבת רווחית ביותר בטווח הארוך.

"כיום, חללי העבודה המשותפים מהווים רק כאחוז אחד מכל הנדל"ן המניב בארץ", מסביר פלדמן. "אבל אני ועוד אנשי עסקים רבים מאמינים שהתחום הזה גדל בקצב מהיר וזה בדיוק הזמן לקפוץ על הספינה. הרבה אנשים היום מבינים שבמקום לרכוש משרד בסכום גבוה ולדאוג לו מא' ועד ת', משתלם יותר לרכוש משרד בחלל משותף – ללא כאבי ראש, במחיר הוגן ועם תשואה אטרקטיבית".

מחקרים בנושאי פרודוקטיביות ומידות תפוקה במקומות עבודה ביחס למצב העניינים של העובדים מראים בצורה מגמתית וחד משמעית שפרודוקטיביות מואצת מובילה לשיפור מצבו של העובד. לכן זה לא מפתיע שבעלי עסקים המתמקדים בהאצת הפרודוקטיביות בדרך כלל מחזיקים בעובדים שמחים ובריאים יותר. תהליך האצת הפרודוקטיביות מתנהל בכמה רמות. במאמר זה נעסוק בפן הבסיסי שממנו כדאי להתחיל: סביבת העבודה.

סביבה מיטיבה לתהליכי האצת פרודוקטיביות

ישנן שלוש מערכת יחסים שמשפיעות על ההוויה כולה של העובד במקום העבודה. בינו לבין עצמו, בינו לבין הקולגות שלו ובינו לבין הממונה. כשאנחנו ניגשים לבחור את סביבת העבודה המיטיבה עלינו לקחת בחשבון את שלושת הפקטורים הללו ובאיזה סביבת עבודה הם יבואו לידי ביטוי ופעולה בצורה הטובה ביותר.

כדאי לחשוב על הנוחות הפיזית של העובד: הארגונומיה של השולחן והכיסא ותמיכה פיזית טובה אם הוא נוטה לשבת שעות מרובות מול המחשב.

מומלץ גם לתכנן סביבת עבודה שמאפשרת תקשורת תקינה טובה ורציפה בין העובדים שעובדים ביחד. קשר עין למשל, מוכח כגורם המשפר תקשורת בין-אישית לאין שיעור.

ברמת הממונה, כדאי לייצר סביבה שבה מצד אחד העובד גלוי ושקוף אבל מצד שני "לא יושבים לו על הראש". מצב כזה מייצר מציאות שבה מצד אחד לעובד יש מוטיבציה להראות תפוקה אבל מצד שני הוא לא מרגיש מאוים.

מידת הנוחות של סביבת העבודה

כדאי לחשוב כיצד אנחנו יכולים לעצב סביבת עבודה שמייצרת נוחות לא רק פיזית אם כי גם מנטלית. החלום של כל מנהל הוא שהעובד ירגיש בעבודה כאילו זה בית שני שלו. בוא נחשוב על חוט השני שמשותף לכל הבתים. זה לא העיצוב, לא הריהוט, לא המבנה ולא המיקום. כל אלו משתנים שמשפיעים אבל פחות רלוונטיים. הדבר המשותף לכל הבתים המאושרים הוא הרגשת הנוחות.

מה שמייצר הרגשת נוחות הוא קודם כל ומעל לכל: הקרבה בין בני המשפחה. בכל המשפחות יש מחלוקות וקונפליקטים, זהו מאפיין הכרחי של אורגניזם חי המורכב מפרטים. הבתים שמרגישים בהם באמת נוח הם הבתים שלמרות הכל, יש בהם קרבה אמיתית. כשנמצאים קרוב זה לזו פיזית, כמו למשל כמה ילדים שחיים ביחד באותו חדר, לומדים להסתדר. כשנמצאים קרוב מתרגלים לנוכחות אחד של השנייה ובמרוצת הזמן כל הרגשה של אי נוחות או שאולי שופטים אותי, מתמוססת. לכן בשביל לייצר צוות מנצח שמרגיש בנוח כמו בבית, חשוב לייצר קרבה. העובדים לא צריכים לשבת אחד לשנייה על הראש אבל חשוב שלא תהיה ביניהם יותר מדי חציצה פיזית. קירות ודלתות שקופים למשל הם מצוינים מכיוון שהם מאפשרים קשר עין והרגשה של ביחד.

אנשי מקצוע דומים

עוד מקור הפרייה מעניין שעשוי לתרום למידת הפרודוקטיביות והיצירתיות הוא יצירת קשרים עם אנשי מקצוע דומים. כאן מדובר בדבר שהוא בגדר רשות אבל אם אתם בלאו הכי מתכננים סביבת עבודה חדשה, שווה לחשוב בכיוון.

פעם משרד היה אי מבוצר. לכל אחד היה משרד משלו, כל אחד היה סגור מאחורי פלדלת ויכול היה להיווצר מצב ששני משרדים עובדים ביחד באותו בניין ואין לאחד מושג מה עושה השני. כיום, בעידן שבו נטוורקינג הוא עקרון מכתיב בשמי עולם העסקים נהייתה הרבה יותר פתיחות ומודעות לשיתופי פעולה. לכן כדאי לקחת בחשבון מי הם השכנים בסביבת העבודה שלי.

לדוגמא: אם אני משרד דיגיטל שמתעסק באינטרנט, יהיה לי יותר מעניין לשבת בקרבת אנשים שמתעסקים בקריאייטיב או גרפיקה. כשאצטרך טיפ מקצועי בנושא יהיה לי חבר קרוב שבמקרה (או לא) זהו תחום ההתמחות שלו. אם תשכרו אנשים שאוהבים את מה שהם עושים ותשימו לידם אנשים אחרים שעושים דברים דומים וגם הם אוהבים את מה שהם עושים, אתם תכתיבו מתכון בטוח לשיחות בלתי נגמרות סביב שולחן ארוחת הצהריים במסעדה הקרובה. אנשים תמיד מתערבבים, בטח ובטח אנשים שעושים דברים דומים. תנו לחוקי החיברות והסוציולוגיה לשחק לטובתכם על ידי יצירת סביבה בעלת הפוטנציאל הגבוה ביותר להפרות את העובדים שלכם ולייצר בעולם שלהם שיח רלוונטי והתלהבות לגבי תחומי העבודה שלהם.

לסיכום,

האצה בפרודוקטיביות של העובדים שלכם היא שוות ערך לתיעול כוח העבודה הזמין. זהו מצב שמיטיב עם שני הצדדים: הן עם מקום העבודה והן עם העובד. עובדים שמסתובבים הרבה ומורחים את הזמן הם עובדים שבמרוצת הזמן יהפכו להיות מתוסכלים. לעומתם, עובדים יוזמים שלוקחים חלק, מתלהבים ממה שהם עושים, מרגישים בנוח בסביבה שלהם, רוקמים עולם סביב העבודה שלהם וצופים בגרף העלייה של התפוקה שלהם אלה לא רק עובדים מאושרים יותר אלא גם עובדים שסביר שיתקדמו ויפתחו לא רק את מקום העבודה שלהם, אלא קודם כל את עצמם.

מחפשים משרדים המקנים לכם סביבת עבודה מושלמת למיקסום הפוטנציאל העסקי שלכם? צרו עימנו קשר לקבלת פרטים נוספים

אחת ההתלבטויות הגדולות של בעלי עסקים שמחפשים בית עבור העסק שלהם היא באיזה חלל לבחור? השיקול אולי המשמעותי ביותר הוא בוודאי השיקול הכלכלי. אם כסף לא היה פקטור, כנראה שהייתם שוכרים משרד בקומה הכי גבוהה במגדל הכי נחשק באזור הכי טרנדי, אבל כסף הוא משאב מוגבל שכדאי לתעל בתבונה. רבים חושבים שהמעבר לחללי עבודה משותפים קורית משיקולים של שינוי סגנון עבודה וניסיון להתאים לזמן ולמקום אבל האמת היא ששיקול מרכזי בשינוי הזה הוא שיקול כלכלי. מחזיקים במשרד מסורתי? בואו תשמעו על מה הולך לכם הכסף וכיצד אפשר לחסוך אותו.

השכרה

זה לא סוד שמחירי הנדל"ן בארץ הם גבוהים. לשכור משרד באזור עסקים טוב זו הוצאה גבוהה מאד ובכל זאת ישנם בעלי עסקים שחושבים מחוץ לקופסא ומצליחים לחסוך עלויות. כיצד? ראשית, הם מפשיטים את הצרכים מהקליפות המוכרות שלהם. בעל עסק צריך להבין איזה בית בדיוק הוא מחפש לעסק שלו על ידי שאילת שאלות כמו: כמה עובדים יש לי כרגע שצריכים מקום עבודה קבוע? לכמה זמן המשרד הזה אמור להתאים? מתי ארצה לבצע שינוי שוב וכמה עובדים אני צפוי לגייס עד אז? איפה אני רוצה את המשרד שלי? האם אני רוצה לקחת על עצמי את הניהול הלוגיסטי של המשרד? ממש לשבת ולרשום את כל השאלות הרלוונטיות ולענות. הבעייתיות הכלכלית המגולמת במשרד מסורתי המורכב מתאים או חדרים הוא חוסר הגמישות לשינויים. נניח והעסק חווה צמיחה אדירה בתקופה מסוימת ומספר העובדים שאתם מגייסים גדל פי שלושה ארבעה או חמישה ביחס לתחזיות? אתם בבעיית מקום חמורה וכנראה שתאלצו לחוות מעבר שוב על כל ההוצאות שמשתמעות מכך. לעומת זאת, אם תלכו הפוך ותיקחו משרד שכרגע יש בו הרבה מקומות עבודה ריקים שמחכים להתמלא גם תשלמו הרבה יותר ממה שאתם צריכים בפועל וגם תחוו תחושת כישלון אדירה באם הדברים לא ילכו מתכונן והמקומות האלה ישארו ריקים. מילת המפתח במיוחד עבור עסקים שנמצאים בתהליך גדילה היא: גמישות. גמישות במבנה המשרד תביא לכם הקלה משמעותית בהוצאות.

עיצוב

פן נוסף וחשוב לא פחות הוא בנראות של המשרד. תחשבו על עצמכם כשאתם מגיעים למשרד של קולגה או מתחרה. ניתן ללמוד על העסק שאתם מבקרים מיד מרגע כניסתכם למשרד ואע"פ שלא כל כך נעים להודות את זה, כולנו שופטים לפי הנראות. אנחנו בוחנים את הספות, את עיצוב המשרדים, את מכונת הקפה, את המקוריות והחדשנות שאנחנו תופשים בעין ואפילו את הלבוש של העובדים. השיפוט הזה הוא טבעי ומהווה עבורנו כלי למידה אסטרטגי כדי להבין מי עומד מולנו. זו הסיבה שבעלי עסקים לוקחים מעצב ומשקיעים המון כסף בתכנון ויישום של חזות ייחודית ומעודכנת שבאה לידי ביטוי בצבעים בקירות, ריהוט שמתחבר לסגנון הכללי, תמונות, שולחנות, כיסאות ואפילו שירותים. ממש כמו במסעדה, גם במקום עבודה נראות של שירותים יכולה לספר סיפור שלם על אופי המקום. דרך טובה להימנע מהתעסקות בתכנון והקצבת תקציב לעיצוב היא כמובן לשכור שטח מעוצב ויפה שמי שתכנן אותו כבר עשה את העבודה הזאת בשבילכם. כאשר בוחרים בחלל עבודה משותף למשל, אין מקום לציפיות או אכזבות. מדובר בתוצר עיצובי מוגמר שאתם יכולים לבחור אם מתאים לכם או לא. כשאתם תכנסו לשם בפעם הראשונה, תדעו בדיוק מה יחווה המתחרה או הקולגה שלכם שיכנס למשרד שלכם בפעם הראשונה.

תחזוקה

עוד מטחנת כסף ידועה במשפחת הוצאות המשרד היא כמובן תחזוקת המשרד. אתם הקוראים לבטח יכולים לתת שלל דוגמאות של הוצאות צפויות לא צפויות הקשורות לתחזוקה שניפחו את התקציב באופן שלבטח לא חזיתם אותו בהתחלה. תחזוקת המשרד כוללת בתוכה קודם כל את נושא הניקיון: אתם יכולים לבחור האם לגייס עובדי ניקיון מהשוק בצורה פרטנית או לשכור חברת ניקיון. חברות ניקיון הן לא זולות בכלל ולכן אם החלטתם לגייס לבד יש קודם כל לקחת בחשבון את הזמן של מחלקת משאבי אנוש שיוקצה להשמה של עובדי הניקיון. זה כמובן מגלם בתוכו תקופת הסתגלות של העובד ובחינה משותפת של מידת ההתאמה. הסטטיסטיקה מדברת על כך שיעברו שבעה עובדים לפחות עד שיקרה הקליק. בזמן הזה אתם משלמים לעובד על חופשות חגים ימי מחלה וכל ההוצאות הנלוות. ומה לגבי מוצרי ניקוי? מכשירים? עובדי ניקיון מקצועיים לעיתים מביאים את אלה איתם אבל בהרבה מקרים גם לא. תחזוקת משרד כוללת גם דמי ניהול עבור אחזקת התשתיות בבניין. היא כוללת תיקונים של קלקולים בלתי צפויים הקשורים לשימושים שלכם והיד עוד נטויה. אם החלטתם ללכת על זה, אל תשכחו לקחת בחשבון את הזמן שייקח לכם לבצע סקרי שוק שבלעדיהם לא תעשו את הבחירות המושכלות ובוודאי לא תדעו למצוא את הספקים המשתלמים יותר. זכרו תמיד שהזמן שלכם שווה ערך לכסף.

הקטנות הגדולות

עוד סט של הוצאות שלעיתים נוטים להקל בו ראש הוא "הוצאות קטנות". טעות שגורה כבר במינוח כי אלה הרבה פעמים מתגלגלים להיות הוצאות שהן בכלל לא קטנות. הכוונה היא כמובן לאוכל ולשתייה במשרד, למוצרים נלווים כמו ניירות טואלט, כלים וסכו"ם, סבונים וכי"ב. אם החלטתם שאתם לא מממנים לעובדים שלכם את הארוחות חשוב במיוחד להביע את האכפתיות שלכם דרך הבחירות שאתם עושים למוצרי האוכל הקטנים שמלוים את העוד לאורך כל היום. כיום עובדים הם מאד ביקורתיים ואוחד הפרמטרים שדרכו הם בוחנים האם לעבוד אצל מעסיק מסוים או לא הוא "תנאים סוציאליים". איזה קפה יש במשרד? איזה חלב יש במשרד? האם יש גם חלב סויה? האם יש מגוון של תיונים? האם יש עוגיות לנשנש כשרעבים? שבקטגוריה הזו אנחנו מדברים על מוצרי מלאי שצריך לנהל ולדאוג לתחזוקתם באופן שוטף. הוצאות שמגיעות למאות ויכולות גם להגיע לאלפי שקלים בחודש בקלות. גם כאן שווה לחשוב האם אתם מעוניינים לקחת על עצמכם את התכנון הניהול וההוצאות, או שאולי עדיף לכם פשוט לשכור חלל בתוך חלל עבודה משותף ולתת לאחרים לדאוג לנושא הזה ולשאת בהוצאות הכרוכות.

חללי עבודה משותפים הם קונספט שנהגה בהמבורג גרמניה עוד בשנות החמישים. מפתיע, לא? ובכן, לא כל כך. יש קונצנזוס בקרב אנתרופולוגים שמדבר על זה שתהליכי החיברות במדינות חמות הם טובים יותר. תרבויות במזרח התיכון נוטות לפתח מערכות יחסים ביתר קלות מאשר במדינות קרות. בגרמניה של שנות החמישים לא היה קל להניע את העובדים שלך להתחבר וכך קם איש מהפכן שאמר: "רגע, מה אם נשבור את כל הקירות במשרד?" האיש הזה הקדים את זמנו ולאבולוציה לקח מעל חמישים שנה לצמצם את הפער. אז מה הם היתרונות של חללי עבודה משותפים? מנינו עבורכם שלושה יתרונות מרכזיים.

חסכון בעלויות

יותר ויותר השוואות מראות לנו באופן חד וברור שעבודה בחלל עבודה משותף היא משמעותית זולה יותר. משרדים שמורכבים מחדרים רבים הצריכו מאתנו הרבה זמן המוקצה לתכנון; את מי נושיב איפה כדי שאף אחד לא ייעלב? כיצד נעצב את המשרד? ביצוע סקר שוק עבור כל הרכיבים שצריך לקנות החל מתמונות לקירות כלה במכונת קפה ועד מדפסות. ומה לגבי חברת ניקיון? חברת אחזקה? דמי ניהול? כל הדברים האלה מיתרגמים להרבה מאד כסף ברמה השנתית. היופי בעבודה בחללי עבודה משותפים הוא הראש השקט. שוכרים חלל בהתאם למספר העובדים שיש לי היום ובעלי המקום דואגים למלא עבורנו את כל הצרכים. מעבר לכך שהחוזה מול עבודה בחללי עבודה משותפים הוא גמיש. אם הגדלתי את מצבת העובדים אני פשוט מגדיל את החלל שלי בלי הצורך לעבור משרד ולהתחיל את כל התהליך הזה מחדש.

מערכות יחסים טובות יותר

אין עוררין על כך שעבודת צוות טובה מולידה תוצאות. אי לכך ובהתאם, היתרון הבולט ביותר של חלל עבודה משותף הוא הקהילתיות שמתהווה כתוצאה מהעדר קירות שמפרידים בין עובד למשנהו. אנלוגיה טובה לכך תהיה יחסי שכנות בבניין. קחו בניין אחד שבו השכנים חיים עם דלתות פתוחות. אפשר להיכנס, להיעזר, לקחת כוס חלב כשצריך וסתם לשבת לכוס קפה בערב. מנגד, בוא נחשוב על בניין שבו לאף אחד אין כלל מושג מי גר בקומה שמעליו או מתחתיו. כעת מתפוצץ צינור בבניין או שקורית כל תקלה אחרת. באיזה מהבניינים לדעתכם יהיה קל יותר ומהר יותר לפתור את התקלה? התשובה הברורה מאליה לשאלה זו מניעה עוד ועוד בעלי עסקים לבחור בחללי עבודה משותפים.

מודעות למה שקורה עם העובד

נתקלנו במקרה מעניין במאמר מעיתון עסקים בריטי שגולל סיפורים אודות התערבות חיובית מצד הנהלת מקומות עבודה שעזרה משמעותית לעובדים. המקרה דיבר על עובד פקיסטני שעבד בחברה שעובדת בחלל עבודה משותף. במשך ימים העובד היה מדבר בטלפון יותר מהרגיל ובפקיסטנית. אמנם איש לא הבין את התוכן אבל כולם הרגישו את הסערה והאנרגיות הקשות שעולות מהדברים. העובדים דיווחו להנהלה ואלה החלו לעקוב. לאחר מספר ימים כאלה הם זימנו את העובד ושאלו אותו בפשטות: מה קרה? העובד שהיה טעון מאד פשוט התפרץ בבכי במקום וסיפר להם שהוא ואשתו החליטו להיפרד לאחר תקופת נישואין של כמעט עשרים שנים. העובד האומלל לא הרגיש בנוח להציף את הדבר או לבקש חופשה מתוקף היותו עובד נאמן ומסור. השותפים שמנהלים את החברה הגדילו ושלחו אותו למשימה בארה"ב שבדיוק הייתה על הפרק. כך יצא שבזכות החשיפה שבחלל עבודה משותף, המנהלים שמו לב למצוקה של העובד הטוב הזה והוא כתוצאה מכך קיבל "חופשה" במדינה אחרת. הוא המשיך לעבוד ולקבל משכורת אבל קיבל הזדמנות לצאת מתוך הקלחת הרותחת שהיו שרויים בה חייו באותה עת.

מעוניינים בפרטים נוספים ? צרו איתנו קשר עוד היום בטפסי האתר או התקשרו לתיאום פגישת ייעוץ

דילמה בעולם השכרת המשרדים – משרד מסורתי לעומת חלל עבודה משותף – הכנו לכם סקירה והשוואה

בשנים האחרונות אנחנו עדים לעולם שהולך ומשתנה לנגד עינינו. מגמות של קהילתיות, שיתופיות, שקיפות, שקודם לכן היו רלוונטיות לעולמנו כאנשים פרטיים, הולכות וחולשות גם לעולם העסקים. הדבר הזה משתקף באופן העסקה של עובדים, בגיוון הצוותים שכיום יכולים להיות מורכבים מעובדים במקומות שונים בעולם, מדרישות של עובד כלפי מעסיק שמשתנות ולהפך, ובאופן טבעי גם בשוק הנדל"ן.

התפתחות חללי עבודה משותפים

חללי עבודה משותפים, או בשמם הבינלאומי: האבים, פופולריים בארה"ב כבר הרבה שנים והחלו להסתמן ככאלה גם בארץ בשנים האחרונות. הם מגלמים בתוכם את כל הערכים של העולם החדש שהוזכרו קודם לכן: קהילתיות – כולם יושבים ביחד משתפים ומשתתפים, אין יותר ריחוק וסגירות. שקיפות – כל אחד רואה מה האחר עושה וה"קישקע" של העבודה חשוף ופתוח לטוב ולרע. אף אחד כבר לא מתבייש ולא מרגיש צורך להסתיר. שיתופיות – אחד עוזר לשנייה, אפשר להתייעץ ולקבל רעיונות גם אם אנחנו לא עובדים באותה מחלקה, דבר שהיה הרבה פחות מקובל פעם בעולם צר יותר שבו כל אחד רואה רק את המקטע שלו. חשיבה ביחד נחשבת לדבר מפרה וחיובי שרק מעלה את האיכות והיצירתיות של התוצרים.

הפרילנסרים מתעוררים

גורם נוסף שהיווה איתות משמעותי לצורך בחללי עבודה משותפים הוא גדילת שוק הפרילנס. בעולם שבו כל הכלים הטכנולוגיים הנדרשים לניהול חברה זמינים אונליין, כבר לא חייבים להגיע למשרד. אפשר לעבוד מהבית, מהחופשה, או מבית קפה. אלא שכאשר קבוצה גדלה ומתחזקת, היא מפסיקה להתפשר ומתחילה להשמיע את קולה ואת צרכיה. הפרילנסרים החלו לאותת על הרעש שמפריע להם בישיבה במקום חיצוני עם תחלופה גבוהה, מה גם שזה נהיה לא לעניין להזמין אוכל או שתייה סתם כדי להצדיק את הישיבה בחלל כמו בית קפה או מסעדה. בקיצור, האותות נשלחו ליקום והיה מי ששמע.

חללי עבודה משותפים עולים על מפת העסקים הישראלית

הגורמים שיצרו את המומנטום של חללי העבודה המשותפים לא נעוצים אך ורק בשינויים הקונספטאליים שמתרחשים בעולם אלא גם בתנודות שוק הנדל"ן שמתרחשות כאן בארץ.

לאור המחאות הגדולות ביחס ליוקר שוק הנדל"ן, מתחילה המדינה בשנתיים האחרונות להטיל סנקציות על המשכירים ומהר מאד שיעור התשואה של השכרת המשרדים מתחיל לרדת. אם תחברו את זה לשינויים שכבר הזכרנו שקורים בעולם ולמזג השוכרים שהולך ונהייה ביקורתי יותר, כך גם יורד הביקוש למשרדים גדולים באזורי תעשייה ומגדלים. אותה קהילתיות שמסתמנת בכל חלקה טובה במציאות שלנו ניכרת גם בקבוצות פרילנסרים שמתאגדות ביחד ומתחילות לעבוד מבתים ואפילו מפארקים. חללי עבודה משותפים, כאלה שיש בהם הגמישות והחופש שהכרחיים לפרילנסרים שעובדים על פרויקטים קצרי טווח וללא התחייבות, נהיים צורך מגמתי שרק מתבקש שהשוק יוליד מענה עבורו.

חללי עבודה משותפים לעומת משרדים מסורתיים

כדי לתת מענה שהוא באמת הולם ואטרקטיבי, צריך להבין את אופי השוק שרווח קודם לכן.

בתור חברה צעירה, היה נהוג לקחת משרד תוך חשיבה קדימה; כזה שלא מתאים בול למצבת העובדים הנוכחית, אלא מתוכנן כבר לשלבי הגדילה הבאים. זה יצר מצב שבו החברה נאלצת לשלם על שטח גדול יותר ממה שהיא צריכה בפועל. בנוסף, להשכרת משרדים תמיד נלוות הוצאות שוטפות לא נמוכות בכלל שכוללות את ניקיון המשרד, את אבזור המקרר והמטבח, את דמי הניהול הלא זולים בכלל, וזה עוד לפני שדיברנו על הוצאות חשמל, ארנונה, מים, ביטוח, אינטרנט, שיפוץ ועיצוב. הבשורה החדשה של חללי העבודה משותפים נותנת מענה בר זמננו לנושא השכרת המשרד. בלי להתעסק, בלי לשבור את הראש ובלי להתחייב. אני בא מתי שאני רוצה והולך מתי שאני רוצה, הן באם מדובר בשעות פעילות המשרד והן בכל הנוגע לתקופות חוזה ארוכות שלא תמיד תואמות  את קצב ההתפתחות שאנו חוזים בו כיום בהרבה ענפים יזמים רבים חולקים את האנקדוטה המייחסת לקצב הגדילה במאה ה 21 "ספירה בחיי כלב". לשמחתנו, לעתים קרובות כך הוא הדבר; שנה בעולם העסקים של היום יכולה להרגיש כמו עשר שנים בעולם העסקים של המאה ה20.

חללי עבודה משותפים נותנים פתרון מודולרי בהתאמה אישית שעובד בדיוק באותו אופן שהיינו רוצים לקבל את המנוי שלנו לחדר הכושר או לספק האינטרנט: אני לוקח בדיוק את הגודל שמתאים לי, לפרק הזמן שמתאים לי, המחיר כולל את כל הצרכים שלי, ואני בא והולך בדיוק מתי שמתחשק לי.

חללי עבודה משותפים מושתתים על אלמנטים של דיוק, חופש מלא, סטנדרטים גבוהים ומענה עוטף לשוכר. החלק המעניין הוא שהמחיר למעשה יורד משמעותית כאשר אנחנו משווים את מחיר השכרת המשרד בחלל עבודה משותף, לעומת מחירי ההשכרה של משרדים מסורתיים.

מגזין "כלכליסט" ביצעו מחקר מעולה ואנחנו מביאים לכם כאן את הממצאים:

אע"פ שנראה כי הטרנד שהפך למגמה, הולם היטב את רוח התקופה וצרכיה, טבעי לגמרי שחלק מבעלי החברות יבחרו להמשיך בשיטת ההשכרה המסורתית. יכול להיות שחברה מסוימת נמצאת ברווחה כלכלית כזו שלא מחייבת צמצום בהוצאות ההשכרה, וייתכן גם שערכים של חברה פשוט לא תואמים את הערכים עליהם מושתת הרעיון של חללי עבודה משותפים. ישנם מקרים שממש מתבקש לבחור בחללי עבודה משותפים ואילו במקרים אחרים הבחירה כלל לא מובנת אליה. ראוי שכל מקרה ייבחן לגופו בהתאם לנסיבותיו וצרכיו הייחודיים.
בימים כאלו, בהם חלות תמורות משמעתיות בעולם העסקים וביחס ישר לכך, גם בעולם ההשכרה, צריך כל יזם, בעל חברה ומנהל, לעצור ולשאול את עצמו שאלות מפתח בנוגע לעמדתו ביחס לתמורות האלה ולגילומן בשטח. יכול להיות שהדבר הנכון הוא להתחדש ולעשות התאמות לרוח התקופה, ויכול להיות שלא. מה שבטוח הוא שכדאי לבחון את הנושא לעומקו ולתת עליו את הדעת, כי מי שלא נוקט עמדה – נשאר מאחור.

כעת החליטו אתם באמצעות הנתונים המלאים שסקרנו עבורכם, מהו הדבר הנכון ביותר בשבילכם.



תודה רבה למגזין "כלכליסט" על מחקר מעמיק ומענין.
לכתבה המלאה שלהם: https://bit.ly/2N6e6gF

תכניות אדריכליות של חללי עבודה משותפים מחליפות במהרה את חללי המשרדים המוכרים לנו כמו תאים משרדיים כבדים ומסועפים השייכים לשנים עברו. אף על פי שהוא נתפש כאופנתי מאד, חלל עבודה משותף לא מתאים לכל אחד. רגע לפני שאתם מארגנים מחדש את המשרד שלכם לכדי חלל פתוח וחברתי יותר, קחו בחשבון את היתרונות והחסרונות. מנינו אותם כאן עבורכם.

בואו נדבר על חללי עבודה משותפים

למרות הפופולריות ההולכת וגדלה שלהם, גם לחללי עבודה משותפים יש כמובן חסרונות. מחקרים מראים על ממצאים מנוגדים; חלק מדגישים את היתרונות וחלק את החסרונות. לא נותר לכם אלא לסקור אותם היטב ולהחליט בעצמכם. ללא עיכוב נוסף, בוא נראה מהם היתרונות:י

תקשורת טובה יותר בין עובדים

כשמשרד נטול מחסומים פיזיים, סביר יותר שהעובדים יתקשרו אחד עם השנייה ויעבדו כצוות. מטבע הדברים, תקשורת טובה יותר מגבירה יוזמות ומאמצים של שיתופי פעולה בין עובדים. העדר היררכיה בעיצוב המשרד יוביל להרגשה של העדר היררכיה גם בפן המקצועי. זוהי מציאות שבה כולם נגישים יותר. עיצוב כזה תורם להרגשה של שוויון וזו מסירה הרבה רגשות חוששים שהיררכיה רגילה מרבה להסב. אנשים פשוט יכירו אחד את השנייה יותר טוב, פשוטו כמשמעו.

חללי עבודה משותפים גם מצוינים עבור פרילנסרים שאחרת היו עובדים מהבית. השכרת מרחב עבודה בחלל כזה מעניקה לעצמאיים את האופציה לתקשר עם קולגות ומשתפי פעולה פוטנציאליים ונמדדת במחקרים כלוקיישן מספר אחת ליצירת קשרים מקצועיים בין עצמאיים. קשרים כאלה יכולים להיות מועילים לעסק של כל אחד מהם ומהר מאד עשויים להיות מתורגמים לעוד לקוחות לכל הצדדים. מלבד עניין זה, אינטראקציה עם בעלי מקצוע בתחומים חופפים ונושקים יש בה כדי לעורר יצירתיות, להתוודע לחידושים, לקבל תמיכה ובסופו של דבר לתרום ליצירת תחושת קהילה – הדבר העיקרי שבסוף מוציא את רובנו מהבית מלכתחילה.

יחס עלות מול תועלת

לחלל עבודה משותף יש יחס עלות – תועלת גבוה יותר מאשר לתאים משרדיים מסורתיים או למשרדים פרטיים. פשוט תחשבו על זה ככה: כמה אתם יכולים לחסוך כשאתם לא צריכים לקנות שולחנות עבודה אישיים גדולים, עיצוב ייחודי לכל משרד פרטי או קירות לתאים משרדיים.
הרבה עסקים קטנים מעדיפים להשכיר משרדים פרטיים מרוהטים במלואם בעיצוב של חללי עבודה משותפים בתוך בניינים הייעודיים לחללי עבודה. סוגים אלו של חללי עבודה כבר כוללים אינטרנט במהירות גבוהה, מכונות צילום בעלת פונקציות רבות, אזורים משותפים מעוצבים בעיצוב צעיר ונוח, כיבוד הכלול במחיר ושירותי ניקיון מקצועיים. מאחר ואופציה זו זולה יותר מאשר השכרת בניין שלם, קומה שלמה או משרד, זה יאפשר לכם להשקיע את הכסף נכון יותר בחברה שלכם שגדלה וברגע שתצטרכו, תמיד תוכלו להתרחב.

גמישות

בחירה של חלל עבודה משותף היא פחות מגבילה ומחייבת. אתם לא חייבים להתחייב לסידור הראשוני של איך שהדברים מעוצבים. חללי עבודה משותפים  מתוכננים כדי למקסם את הגמישות. סביר גם שתוכלו להכניס יותר עובדים לתוך אותו החלל המשותף. ככל שהמשרד גדל, תוכלו לארגן מחדש את הסידור בכל דרך שתמצאו לנכון, או פשוט לשנות מיקום של צוותים מסוימים. בסידור מסורתי, היה עליכם להרחיב את המשרד במצב כזה על ידי השכרת כמה קומות או בניינים.

עבור עובדים מרחוק או פרילנסרים, חללי עבודה משותפים לא דורשים מחויבות משום סוג. אתם יכולים פשוט להגיע וללכת מתי שנוח לכם בהתאם למנוי או סוג ההסדר שלכם. זוהי מידת הגמישות המרבית שקיימת בעולם השכרת המשרדים כיום.  

אסתטיקה טובה יותר

חלל עבודה משותף מתגאה בקווים נקיים ובאווירה אופנתית שלא תמצאו בחללים עמוסים בתאים משרדיים. למעשה, תאים משרדיים יכולים לגרום למשרד להרגיש קטן ודחוס יותר. הדעת השונות שהתקבלו במרוצת הזמן תמימות דעים באשר לכך שתאים משרדיים לא מוסיפים שום דבר לאווירה של המשרד ואפילו יכולים לפגום בחשיבה היצירתית ובקשרים האנושיים בין העובדים שהרי ברוב המקרים הם לא רואים זה את זו במצב ישיבה.

תחילת השימוש בתאים משרדיים בהיקף רחב היה בשנות השישים ולא הרבה השתנה מאז מבחינה ויזואלית. בעוד שהתאים מספקים פרטיות, אי אפשר להבדיל בין תא אחד למשנהו, מה שיכול לגרום לעובדים להרגיש כלואים וחד גוניים.

הבחירה בחלל עבודה משותף מותירה יותר מרווח לנשימה. וכמובן שלך ולחברי הצוות שלך יש יותר מקום ליצירתיות בנוגע לאופן שתבחרו לעצב את המשרד.

אין יותר מחסומים

אחת הסיבות המרכזיות שיותר ויותר עסקים בוחרים חלל עבודה משותף היא הסרת המחסומים בין העובדים לממונים. אין יותר משרדים שמנהלים מסתגרים בהם, מה שלעיתים קרובות הופך אותם לבלתי נגישים.

ללא מחסומים פיזיים, אפילו המייסד של חברת סטארט-אפ יכול לעבוד באותה רמה של העובד החדש ביותר שלו מבלי שאף אחד ירגיש כאילו הוא בדרג נמוך יותר. מאחר שכולם מרגישים חלק מהקבוצה, ישנה עלייה מיידית בחדשנות של העובדים ובתקשורת בין מחלקות. זהו סידור שמתאים יותר לרוח השיתופיות של התקופה בה אנו חיים.

אופנתיות

בעוד שחלל עבודה משותף התחיל כטרנד יצירתי, ההמשכיות המפתיעה שלו מדברת בעד עצמה. מאחר שכל כך הרבה חברות החליפו את החלל הקודם שעבדו בו בחלל עבודה משותף, עסקים שתקועים בעידן התאים המשרדיים עלולים לקבל רושם של חברה מיושנת יותר.

כשאתם נפגשים עם עמיתים בעלי עסקים, לקוחות וספקי ציוד בחלל העבודה המשותף שלכם, אתם מותירים עליהם רושם צעיר ועדכני. קיום פגישה במשרד מסורתי לפתע ירגיש מחניק ומיושן עבור כל מי שעובד בסביבה חדשנית כזו.

אנחנו לא אומרים שכדאי לכם להחליף לסידור של חלל עבודה משותף רק כי כולם כבר עושים את זה, אבל זה בהחלט יכול להיות מועיל לתדמית שלכם.

מה הם החסרונות של חלל עבודה משותף?

הסחות דעת

אחד החסרונות הגדולים ביותר של חלל עבודה משותף הוא מסיחי דעת. אתם תשמעו שיחות מרובות שמתרחשות מסביבכם לאורך כל היום, הן פנים מול פנים והן בטלפון. אולי אפילו תתחילו לשים לב להרגלים קטנים ומעצבנים של השותף שלכם לעבודה, שיכולים להסיט את תשומת לבכם מהעבודה.

אנחנו לא אומרים שתאים משרדיים מספקים סביבות עבודה ללא הסחות דעת. להיפך, הם יכולים להיות רועשים בדיוק באותה מידה, אך תאים משרדיים מספקים תחושה של פרטיות שעוזרת להתרכז.

עם סידור של חלל עבודה משותף, עובדים יצטרכו למצוא דרכים חדשניות יותר להתגבר על הרעש ולהישאר ממוקדים. הם גם יוכלו להפוך ליותר מתחשבים בזולת באופן טבעי, מה שכמובן יעזור לשמור על רמות הרעש באופן היעיל ביותר.

חוסר פרטיות

רוב האנשים שהם בעד תאים משרדים מסורתיים נוטים להתייחס בביטול לקונספט של חלל עבודה משותף כיוון שהוא לא מציע שום פרטיות. זה נכון שכשאתם עובדים בסמיכות לאנשים אחרים, אתם לא יכולים לעשות שיחת טלפון פרטית מבלי שמישהו ישמע במקרה את השיחה שלכם. בדיוק מהסיבה הזאת, חללי עבודה משותפים רבים מציעים תאי טלפון פרטיים במקום עצמו.

בעוד שחוסר פרטיות יכול להיתפש כדבר שלילי, יש לו גם את התועלות שלו. יש יותר סיכוי שהעובדים יישארו מרוכזים וישמרו את שיחות הטלפון והודעות הטקסט הלא רלוונטיות למינימום.

באופן טבעי, חוסר במחסומים פיזיים גם נותן לבוסים את היכולת לפקוח עין על העובדים. בעוד שזה ללא ספק יתרון עבור הבוס, זה יכול להיות חיסרון עבור העובד שמרגיש חרד שכל הזמן פוקחים עליו עין.

לחץ

לאור חוסר הפרטיות והסחות הדעת המוגברות, חללי עבודה משותפים יכולים להיות מלחיצים יותר עבור העובדים. למעשה, מחקרים הראו שחללי עבודה משותפים נוטים לגרום לאפליה על סמך גיל כיוון שעובדים מבוגרים עלולים להתמודד עם יותר חרדות, בעיות לב, ובעיות עיכול עקב הסביבה הלחוצה. כשזה קורה, הם מתפטרים. מעסיקים עלולים לפסוח על מועמדים מבוגרים יותר ולבחור במועמדים צעירים יותר בסביבה של חלל עבודה משותף.

מאחר שעובדים מרגישים שהם כל הזמן צריכים לתת את הרושם של פרודוקטיביות, הם מתחילים  להתאמץ יותר כדי לעבוד תוך ריבוי משימות, מה שלעיתים קרובות מוביל לתסכול וחוסר פרודוקטיביות. הנראות הפתוחה של גבו של העובד יכולה לגרום לבעיות נוירולוגיות כמו ורטיגו. זה יכול גם לגרום לעובד להרגיש פרנואיד שמישהו תמיד צופה בו מעבר לכתף.

חיידקים

ללא תאים משרדיים או קירות, עובד שמתגבר על צינון מוטה יותר להדביק את השותפים לעבודה הנמצאים בסביבתו. בתרחיש הגרוע ביותר, כל המשרד נדבק והפרודוקטיביות דועכת שכן רוב העובדים צריכים לקחת ימי מחלה.

בעוד שאינכם יכולים לעשות הרבה כדי להימנע מלהפיץ חיידקים בסביבה של חלל עבודה משותף, תוכלו להדגיש לעובדים את החשיבות של שטיפת ידיים, חיטוי שולחן העבודה, והשארות בבית כשהם חולים במקום להביא איתם את המחלה למשרד.

רעיונות לסידור חלל עבודה משותף

הקונספט של חלל עבודה משותף מעניק אפשרויות סידור אינסופיות. תוכלו לנצל את החלל היטב ללא שום קשר לגודלו, מה שיאפשר לכם למקסם את הפרודוקטיביות של העבודה.

קבוצות של שולחנות עבודה

נסו לקבץ כמה שולחנות ביחד כך שהעובדים יישבו פנים מול פנים אחד מול השנייה אך עדיין יש להם מקום ללכת מסביב לשולחנות. הסידור הזה אפקטיבי במיוחד עבור קבוצות או מחלקות, מאחר שכל קבוצה יכולה לתקשר בפתיחות אך עדיין להרגיש נפרדת מ"מחלקות" אחרות.

נראות גב פתוח מופחתת  

בהרבה סידורים של חלל עבודה משותף בוחרים להעמיד את שולחנות העבודה בשורה בצמוד לקיר או מול חלון כדי שיהיה לעובדים נוף יפה ואור טבעי. בעוד שזה יכול להיות סידור נחמד, כדאי לכם לנסות לצמצם את תופעת הגב החשוף לכל. במקום שהעובדים ישבו עם הפנים אל קיר או חלון, תנסו לסובב את שולחנות העבודה כך שהם פונים אחד אל השני ולתוך החדר.

חללים מגוונים

חלל עבודה משותף לא מחייב אחידות באופן העיצוב שלו. צרו מקבצי שולחנות ייחודיים וחללים פרטיים עבור צרכים שונים. תא טלפון אישי, לדוגמא, זו דרך מעולה להפחתת חרדות בחלל עבודה משותף. זה ייתן לעובדים הפסקה מהמונוטוניות השגרתית. הוספת ספות שהעובדים יכולים להשתמש בהן זו דרך מצוינת נוספת לעודד תנועה ברחבי החלל.

לאור היתרונות הרבים והאפשרויות המגוונות ליצירת חלל העבודה המשותף האידיאלי עבורכם, למה שלא תרכבו על גל ההצלחה של הטרנד המתמשך? טפחו יצירתיות ותחושת שייכות באמצעות המשרד המודרני.

בחירת מיקום המשרד שלכם יכולה להיות מאתגרת מאוד כי להחלטה שלכם יהיו השלכות רבות על העסק שלכם. בחירה שגויה עלולה לעלות לכם ביוקר – אובדן לקוחות ועובדים זהו רק קצה קרחון. עליכם לבסס את הבחירות שלכם בעסק בכלל ואת בחירת מיקום המשרד בפרט, בהתאם לצרכיי החברה בעתיד ולא רק על בסיס המצב הנוכחי של החברה.

רוב המשכירים מעדיפים לייצר תנאי השכרה של שלושה עד שנים עשר חודשים, אי לכך ובהתאם, כדאי ליזמים לשקול את כל השאלות הללו לפני שהם חותמים בתחתית העמוד.

האם החלל מאפשר לחברה שלי להתרחב?

כל חברה צריכה לקחת בחשבון לא רק את הצרכים הנוכחיים אלא גם את הצמיחה הפוטנציאלית ואת הגורמים האחרים שיכולים לשנות את דרישות חלל העבודה במשך תקופת השכירות. אם אתם לא יכולים להרשות לעצמכם חלל נוסף שייתן לכם מענה להתרחבות, נסו לכל הפחות להתמקח לטובת תקופת שכירות קצרה יותר או לשנות את השפה של חוזה השכירות כך שתינתן לכם זכות ראשונים על כל מקום הצמוד אליכם כאשר יתפנה.

האם זהו המיקום המדויק עבור אנשי המפתח שלי?

כל חברה חייבת לקחת בחשבון איפה העובדים החשובים ביותר שלה גרים והאם המיקום נוח עבורם. נסיעה יומיומית לעבודה שגוזלת משאבים רבים כמו זמן כסף ואנרגיה, עלולה לדחוף אותם לחפש מקום עבודה נוח יותר. כששוקלים מעבר למקום חדש שווה לתת לעובדים החשובים שלכם להביע את דעתם כדי שלא תסתכנו בלאבד אותם. כך תרוויחו שתי ציפורים: מחד, עזרה בהחלטה החשובה הזו, ומאידך, מתן הרגשת שייכות לעובדיכם שירגישו חשובים ומשמעותיים עבורכם ועבור החברה.

האם המיקום נוח עבור הלקוחות?

אתם רוצים שהמשרד שלכם יהיה נגיש גם ללקוחות שכן מחירי התחבורה והדלק ממשיכים לעלות, וסביר להניח שאנשים לא יהיו מוכנים לנסוע רחוק כדי להיפגש אתכם בקביעות. אם אתם שוקלים לעזוב מיקום מרכזי בתוך העיר או באזור תעשייה שוקק לטובת מיקום זול יותר בפרברים, חישבו האם העלויות הנמוכות יותר יפצו על אובדן לקוחות אפשרי. גם בתקופה של שיחות וידאו וסקייפ, ראוי שהאפשרות להיפגש פנים מול פנים תהיה זמינה ודינאמית.

האם המשרד הזה משדר את המסר הנכון עבורכם?

תחשבו על המסר שאתם רוצים להעביר כאשר אתם בוחרים את המיקום שלכם. חלל המשרדים שלכם הוא הרבה מעבר לאוסף של ריהוט וציוד מחשוב. בראש ובראשונה, הוא מהווה סמל סטטוס שייצג תשובות לשאלות שכל לקוח שיכנס במפתן דלתכם יסתקרן לגביהן. השאלה הראשונה היא תמיד זהה: כמה כסף העסק הזה מגלגל? ישנן חברות שמוציאות כסף על חלל ראוותני שהן נהנות להתהדר בו. הן מזמינות בשמחה את הלקוחות להתארח במשרד ואילו אלה, עלולים לתהות שמא הם משלמים לחברה יותר מדי שהרי הכסף מושקע בעיצוב או בקירות. מצד שני, אם אתם לא מוציאים מספיק כסף, אנשים עשויים לתהות אודות הבריאות הפיננסית של החברה שלכם. איזון הוא שם המשחק כאן.

האם יש עלויות נסתרות שאנחנו לא לוקחים בחשבון?

חישבו על כלל מרכיבי העלות של החלל: שכר הדירה, שירותים כלליים, עלויות בנייה ושיפוץ, עלויות מעבר ועלויות אחרות שאולי לא ברורות מאליהן.

מה מצב החניה?

חשוב לקחת בחשבון את כמות החניה הזמינה במיקום שמוצע לכם ואת העלות הפוטנציאלית בתחום זה לעובדים שלכם וללקוחותיכם. במידה ומצב החניה הוא צפוף למדי, האם יש מקום בו העובדים יכולים לחנות כדי שהלקוחות יקבלו את מקומות החניה הטובים יותר? מיקוח על תעריפים מיוחדים לעובדים וכיסוי כרטיסי החניה של הלקוחות שלכם הם רעיונות טובים אך בל נשכח את שקלולם בתקציב. אם קשה או יקר לעובדים וללקוחות שלכם למצוא חניה – אולי הם לא יישארו לקוחות ועובדים שלכם לאורך זמן.

האם כדאי לשקול לחלוק משרד?

חלוקת חלל עם חברה אחרת חוסכת כסף לא רק עבור ההשכרה אלא גם על אזורים משותפים נוספים כמו מטבח ושירותים. המצב האידיאלי יהיה לחלוק משרד עם עסק המציע שירותים משלימים לשלכם, לדוגמא משרד יחסי ציבור עם משרד עיצוב אתרים. ראוי שייכתב הסכם פורמלי בין הדיירים, אפילו הסכם דינאמי המתעדכן חודש בחודשו, במידת הצורך. אם החלל המדובר מתאים לצרכיכם, ודאו שהשכירות עליו לא מסתיימת בזמן הקרוב.

מה אם אנחנו מוכרים את החברה שלנו במהלך תקופת השכירות?

אם אתם שואפים למכור את החברה שלכם, ודאו שחוזה השכירות ברור בכל הנוגע לאחריות של הבעלים. חוזי שכירות רבים קושרים את החברה המקורית והבעלים שלה בקשור עתידי של חבות כלפי הנכס במקרה והשוכר החדש לא יעמוד בדרישות. אין שום דבר נחמד בלמכור את החברה שלך ולגלות שנתיים לאחר מכן שהקונה לא שילם את תשלומי השכירות וכעת בעל הבית בא לדרוש מכם את שכר הדירה שלא שולם.

כמה בטוח חוזה השכירות ותעריפיו?

הדבר האחרון שאתם רוצים זה להתמקם בחלל ולגלות ביום בהיר אחד לקראת סיום תקופת השכירות שלכם, שבעל הבית בכלל מתכנן להשכיר את החלל למישהו אחר. הפתעה אחרת עלולה להיות העלאה של שכר הדירה באופן אסטרונומי ובפתאומיות. כדאי לנהל משא ומתן בשפה של החוזה הראשוני כדי למקסם את האפשרות לאופציה לחידוש החוזה. זכרו שאנשים אוהבים לדבר בשפה שהם מכירים. אף על פי שנהוג לנהל משא ומתן על תעריפי השכירות במועד חידוש החוזה, כדאי להגביל מראש כבר בחוזה המקורי כל עלייה שעתידה להגיע בלא יותר מחמישה אחוזים. ענף הנדל"ן נמצא בתנופה באזורים רבים, מה שאומר שתעריפי השכירות עולים. אם אתם יכולים לשלוט במקצב העלייה הרי זה רק לטובתכם.

החלטתם לשכור חלל עבודה?!

חשוב שתקראו כתבה זו.  10 טיפים שיעזרו לכם למצוא את המקום הנכון ולבצע את העסקה הטובה ביותר

רונית מורגנשטרן

מספר מתחמי חללי העבודה בישראל גדל בקצב מהיר, כי היתרונות שלהם לעסקים קטנים בעיקר, הפך אותם למבוקשים מאוד. ההערכה היא שהיום יש כ-280 מתחמים כאלה לעומת כ-150 לפני שנה וכ-80 לפני שנתיים.

מתחמי חללי העבודה משכו בהתחלה בעיקר חברות קטנות, סטארט אפים ובעלי מקצועות חופשיים, שהמתחמים נתנו להם פתרון של משרד בסגנון "הכול כלול", בלי לדאוג לשכירת משרד, חניה, שירותי ניקיון, תשלום ארנונה ואיבזור מלא, כולל חדר ישיבות חכם. בשנתיים האחרונות גילו גם הפרילנסרים את יתרונות חללי העבודה והם הופכים להיות חלק משמעותי בהם. גם חברות גדולות גילו את מתחמי חללי עבודה והן שוכרות בהם חדרים, חלקן לתקופות מוגבלות כשיש גיוס עובדים מוגבר לפרויקט, אך לא רק.

על היתרונות של חללי העבודה בעיקר לעסקים הקטנים כתבו רבות; אבל גם בין מתחמי חללי העבודה יש הבדלים, ולא כול מתחם חלל עבודה מתאים לכם אישית. פחות כתבו על מה אתם השוכרים צריכים לבדוק לפני שאתם בוחרים מתחם חלל עבודה בו אתם עומדים לבלות שעות ארוכות מדי יום במטרה להוציא פרודוקציה רווחית כמה שיותר תחת ידיכם. בכתבה זו ננסה לכוון אתכם לבחירה הנכונה בחלל העבודה באמצעות טיפים שכדאי לכם לקחת אותם בחשבון.

את הטיפים האלה אספנו משוכרים שונים וגם מהיזם משה פלדמן, שיש בבעלותו בראשון לציון שני מתחמי חלל עבודה תחת המותג Offix, אחד במזרח העיר והשני במערבה, והם נהנים מביקוש גבוה.  

להלן 10 טיפים לשוכר
(כולם חשובים, וסדר הופעתם מקרי לגמרי):

חניה

כמובן שהמצב הטוב ביותר הוא שתהיה לכם חניה חופשית צמודה למתחם. רצוי גם שתהיה חניה כזאת לאורחים שלכם. אם אין, תבדקו אם יש הסדרי חניה בסביבה בתשלום מופחת.

מיקום, נגישות ותחבורה 

אם חשוב לכם לא לבזבז זמן יקר בכבישים עמוסים, העדיפו מתחם שקרוב גיאוגרפית למקום מגוריכם. אם אין, בדקו את סדרי התחבורה הציבורית למקום – אולי תעדיפו להגיע לעבודה ברכבת, אוטובוס ולא ברכב הפרטי שלכם.

מבנה החללים

 בדקו האם החדרים אטומים/ שקופים? האם יש חלונות חיצוניים למתחם? לא כל כך נעים לבלות שעות ארוכות בחלל עבודה אטום.

גודל החלל שמוצע לכם

לבדוק האם גודל החלל שתשכרו תואם לכמות האנשים שצפויים להשתמש בו. לפעמים הצעה ל"חדר ל- 2 עובדים", מתבררת בפועל כחדרון שמתאים אולי לילד.

חדר ישיבות

אם אתם חברה שמקיימת דיונים, מארחת לקוחות/ספקים, קיומו של חדר ישיבות במתחם, אפילו קטן, הוא חיוני עבורכם. תבדקו שחדר הישיבות מצויד במכשור חדיש למצגות (חדר ישיבות חכם)  ושהוא מרוהט בנוחות לישיבות ארוכות, ויש בו מספיק מקום למספר המשתתפים הרצוי לכם..

היקף שימוש בחדר ישיבות

 עדיף לבקש מהבעלים מראש כמות קבועה (קרדיט) של שעות שימוש חודשית בחדר הישיבות. כמו כן, לבקש מראש מחיר קבוע לשימוש חורג במידה ועוברים את כמות השעות הפטורות עליהן הוסכם.

התחייבות בחוזה לפרק זמן השימוש

לבדוק נקודות יציאה גמישות במקרה הצורך. אין צורך לחתום על הסכמים ארוכי טווח. גם אם המחיר יעלה בסוף התקופה, זה שווה את הסיכון למקרה של צורך ביציאה מוקדמת הכרוכה בהפסד כספי.

הוצאות נוספות 

לפני שאתם חותמים על החוזה, תבררו היטב אם המחיר שאתם משלמים הוא סופי ואין "עזים "נוספות שמסתתרות במילים הקטנות.

שימוש במדפסת

 השימוש במדפסת ניתן ברוב המקרים חינם. ואולם, יש לבדוק אם יש הגבלה על מספר דפים לשימוש ואם יש תשלום (וכמה) על עודף שימוש.

נטוורקינג

 בכל מתחם מתנהלת פעילות חברתית ועסקית התורמת להפריית העסקים. רצוי לבדוק מה הפעילויות שנעשות במתחמים, והאם קיימים בו עסקים המשיקים ויכולים לתמוך ולעזור בפעילותכם.

בהצלחה